A gestão de canhoto digital é uma grande facilidade para as empresas. Além de evitar que o empreendimento precise lidar diariamente com uma grande quantidade de papel, deixa as informações da comprovação da entrega mais seguras.

Mas como essa gestão pode ser realizada digitalmente? O documento, após digitalizado, tem comprovação jurídica? Quais são as vantagens que uma empresa tem ao investir em uma ferramenta de digitalização de canhotos?

Você poderá conferir todas essas respostas e outras informações sobre o assunto ao longo da postagem, acompanhe!

Importância do canhoto na gestão de entregas

Sempre que uma entrega chega para uma pessoa física ou uma empresa, é preciso que o responsável pelo recebimento assine o canhoto da nota fiscal. Essa assinatura é a comprovação de que a mercadoria foi entregue.

Esse documento, que é uma tira de papel retirada do DANFE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica), precisa ser arquivado pela empresa que vendeu o produto para consulta em caso de necessidade.

Se, por exemplo, um cliente não receber um pedido que consta como entregue no site de rastreio, ele provavelmente fará uma reclamação junto à empresa que realizou a venda. Então, o empreendimento precisará localizar o canhoto e verificar quem o assinou para descobrir onde está a mercadoria e solucionar o problema.

No entanto, quando o único comprovante é um canhoto físico, é difícil encontrá-lo rapidamente. Então, além do tempo dos funcionários que ficarão responsáveis por localizá-lo, o cliente poderá ficar insatisfeito com a demora, prejudicando a relação de confiança entre ele e a empresa.

O que é canhoto digital?

O canhoto digital é a evolução do canhoto físico. Assim que a entrega é efetuada, ele já é armazenado no sistema, tornando-se disponível para consulta. Ainda em referência ao exemplo apresentado, em poucos minutos o profissional do SAC (Serviço de Atendimento ao Cliente) teria informações para passar ao cliente.

Funciona da seguinte maneira: ao entregar um pedido, o motorista solicita ao recebedor que assine a DANFE, destaca o canhoto da nota fiscal e o digitaliza através de um sistema instalado no smartphone.

Existe, ainda, a possibilidade do canhoto ser digital desde o início do processo. Assim, em vez de assinar no papel, o cliente o faz diretamente na tela do smartphone, utilizando uma caneta específica para essa finalidade.

Seja através da digitalização ou da assinatura no dispositivo, o canhoto digital descomplica e agiliza os processos de uma empresa. É bom para o cliente, para o motorista e para a companhia.

Vantagens do canhoto digital

Até aqui já deu para ter uma ideia sobre as vantagens do canhoto digital, certo? No entanto, é interessante entender exatamente os benefícios oferecidos por ele, saiba mais a seguir.

Praticidade no armazenamento

O canhoto digital é muito mais prático para os motoristas e as empresas. Para os motoristas, porque eles não precisam se preocupar em lidar com diversas tiras de papel no veículo e nem terem medo de perdê-las. Para as empresas, porque não será necessário destinar funcionários para organizar a arquivar canhotos físicos diariamente.

Assim que o canhoto é digitalizado ou assinado na tela pelo recebedor, fica seguro no sistema e disponível para consulta. Então, nada mais precisa ser feito após isso, retirando a necessidade de realizar atividades repetitivas.

Confirmação da entrega em tempo real

Com o canhoto físico, a empresa apenas tinha a confirmação de que as entregas foram realizadas após o retorno do motorista ao centro de distribuição. Se no passado isso atendia as necessidades do mercado, hoje não atende mais.

Afinal de contas, o volume de entregas atual é muito maior do que anos atrás. As pessoas não estão comprando apenas itens específicos online e sim produtos de uso diário, como alimentos, medicamentos, roupas. Isso gerou a necessidade de mais agilidade por parte das empresas.

Através do canhoto digital se tem a confirmação em tempo real de que a entrega foi efetuada. Assim, em caso de divergência com o cliente, o documento pode ser consultado imediatamente, agilizando a resolução de problemas.

Agilidade para transmitir informações aos clientes

No tópico anterior falamos sobre o aumento da demanda de entregas. Esse crescimento do mercado fez aumentar também as exigências dos clientes, que desejam obter informações rapidamente. 

Não dá para esperar várias horas para responder algum questionamento sobre uma entrega. Do contrário, isso irá gerar uma insatisfação no cliente e a fidelização será comprometida.

O canhoto digital proporciona a agilidade que o mercado pede, contribuindo para a transmissão de uma imagem positiva. Quanto mais rapidamente uma empresa responde ao seu cliente, maiores as chances de fidelizá-lo.

Informação sobre a posição geográfica onde a entrega foi realizada

Mais do que digitalizar canhotos, a tecnologia proporciona um controle completo sobre a gestão de entregas. Isso significa que, dependendo da ferramenta utilizada, é possível obter informações sobre a posição geográfica onde a entrega foi realizada.

No caso de uma dúvida do cliente sobre quem recebeu a mercadoria, além da assinatura, pode ser apresentada a localização. Agregar mais essa informação transmite ainda mais credibilidade por parte da empresa.

Redução de custos com papel e armazenamento de canhotos físicos

A preocupação com as questões ambientais é crescente, então, reduzir o uso de papel é uma ação bastante válida. Como consequência, isso contribui para a redução de custos com impressão e com o armazenamento dos canhotos físicos.

Proteção contra fraudes e perda dos comprovantes

Os registros digitais dos canhotos geram uma proteção contra perdas e fraudes. Dessa maneira, a empresa se protege de problemas com os clientes e até mesmo com a justiça, em caso de uma eventual ação realizada por um problema com a entrega.

Como implantar o canhoto digital na minha empresa?

Se você deseja implantar o canhoto digital na sua empresa precisa contar com uma ferramenta que conte com essa funcionalidade. O sistema Comprovei agora tem o Comprovante de Entrega Eletrônico com validade jurídica! As empresas que utilizam a solução podem optar pelo canhoto digital ou realizar a digitalização do documento físico.

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