O canhoto é a área da nota fiscal utilizada para comprovação de entregas. É nele que o recebedor assina e inclui a data na qual a mercadoria foi entregue. Realizar a correta gestão de canhotos é muito importante, tanto em caso de processos judiciais quanto para o controle de pagamento do frete para a transportadora.

A grande questão é: gerenciar um alto volume de canhotos em papel pode ser extremamente trabalhoso e gerar muitos custos para uma empresa. Isso sem contar nos riscos de perda e no fato de que o papel não é muito durável, podendo ser danificado com o tempo.

Então, o que fazer para manter todas as informações seguras? A resposta para esse questionamento você encontra ao longo do texto.

Qual a importância da gestão de canhotos?

O canhoto é importante por ser o responsável pelo registro de que uma entrega foi realizada. É utilizado tanto para fins comerciais quanto fiscais, sendo um substituto da segunda via do Conhecimento de Transporte Eletrônico (CTe).

Se uma mercadoria consta como entregue, mas o cliente alega não ter recebido seu pedido, a empresa irá consultar o canhoto para verificar quem assinou. Se o comprovante não é encontrado, não há como provar que a entrega foi mesmo efetuada.

Outro aspecto importante do canhoto é que é através dele que muitas transportadoras comprovam para a empresa contratante que a entrega aconteceu. Assim, é um meio utilizado por algumas companhias para controlar o pagamento da fatura ao transportador.

Por todos esses motivos, o canhoto é um comprovante de grande importância e que não pode ser armazenado de qualquer maneira. Se a sua empresa gerencia canhotos manualmente, talvez seja hora de repensar isso e buscar formas mais práticas de realizar essa tarefa.

Como fazer uma gestão de canhotos eficiente?

Empresas realizam dezenas ou até milhares de entregas diariamente. Se formos considerar que cada entrega gera um canhoto, imagine a quantidade de papel a ser triado e armazenado todos os dias.

Além do grande trabalho de organizar todos esses canhotos, ainda há o desafio de encontrar um comprovante rapidamente caso seja necessário. Dependendo do porte da empresa e do volume de entregas, é preciso contar com uma equipe dedicada exclusivamente à gestão desses papéis.

A melhor forma de tornar esse processo eficiente é através de um software para gestão de entregas, como o sistema Comprovei. Tudo o que o motorista tem que fazer é tirar uma foto do canhoto assinado no ato da entrega através do aplicativo instalado no seu celular.

Assim, o embarcador e a transportadora têm acesso ao canhoto assinado em tempo real, sem o risco de o comprovante ser danificado ou extraviado. A digitalização torna o armazenamento e controle muito mais eficientes, evitando que pessoas levem horas trabalhando nisso.

Validade do canhoto digitalizado

As leis costumam sofrer alterações ao longo do tempo para acompanhar as mudanças da sociedade. Com o avanço da tecnologia e a tendência de digitalização, foram realizadas modificações nas leis brasileiras nos últimos anos com o objetivo de validar os documentos nesse formato.

Uma dúvida que muitos possuem diz respeito à validade do canhoto digitalizado. Em 2001, foi criada uma medida provisória (No 2.200-2) que já garantia a integridade e validade jurídica de documentos em forma eletrônica.

Em 2020, foi aprovado um decreto (Nº 10.278) estabelecendo requisitos para a digitalização de documentos públicos ou privados.  Basicamente, é preciso que o documento seja digitalizado seguindo alguns padrões, como: qualidade da imagem, a rastreabilidade e auditabilidade, entre outras características.

Benefícios da gestão de canhotos via sistema Comprovei

Ao contratar o sistema Comprovei, o embarcador ou transportadora tem acesso a uma série de benefícios. Veja quais são os principais!

Redução de extravios

O canhoto é uma fita de papel que possui apenas alguns centímetros e pode ser facilmente perdida. Com a digitalização feita através do aplicativo da Comprovei no ato da entrega, as chances de extravio são mínimas.

Armazenamento seguro e agilidade no acesso aos comprovantes

Os canhotos digitalizados via aplicativo ficam armazenados de forma segura em nuvem. Caso seja necessário fazer uma consulta, eles podem ser acessados facilmente e a qualquer momento, a partir da sua inserção no sistema.

Automatização do processo de gestão de canhotos

Anteriormente falamos sobre o grande trabalho que empresas que não contam com um software de logística têm para gerenciar o grande volume de canhotos. Com a utilização do sistema Comprovei todo esse processo é automatizado, permitindo que os colaboradores se dediquem a funções mais desafiadoras.

Verificação automatizada dos canhotos por inteligência artificial

Um dos diferenciais que o sistema Comprovei possui é a verificação automatizada dos canhotos por inteligência artificial. Assim que o motorista realiza a digitalização, ocorre a verificação automática se a imagem está com a qualidade adequada e se realmente se trata de um canhoto.

Isso garante que sejam armazenadas apenas imagens que estejam de acordo com os padrões de cada um dos nossos clientes. Se a digitalização não tiver sido feita corretamente, o usuário recebe um aviso de que precisa repetir o processo.

Melhora na confiança do cliente

Caso aconteça algum problema e a empresa precise localizar o canhoto de uma entrega, a agilidade em encontrar esse comprovante faz com que se fortaleça a relação de confiança com o cliente.

Como se pode ver, são muitos os benefícios que a gestão de canhotos realizada através do sistema Comprovei pode oferecer. Esse é certamente um investimento capaz de trazer diversas melhorias para uma empresa, agilizando seus processos e evitando retrabalhos.

Assim, um aumento no volume de entregas será visto apenas como motivo de comemoração, sem vir acompanhado de preocupação para lidar com milhares de canhotos. Utilizar a tecnologia para agilizar processos faz com que se ganhe tempo para atividades estratégicas, tornando-se um diferencial competitivo.

Quer saber mais sobre o sistema Comprovei? Entre em contato e agende uma demonstração remota! Além de facilitar a gestão de canhotos, a nossa solução oferece diversos outros benefícios para te ajudar a realizar entregas incríveis!