A tecnologia vem trazendo muitas mudanças para a sociedade ao longo dos anos e o setor logístico foi um dos que se beneficiou com esses avanços. Hoje, as empresas podem realizar o controle de ocorrência de entregas através de um sistema. Assim, conseguem acompanhar as mercadorias a partir do momento em que saem do centro de distribuição até chegar ao cliente.Essa visibilidade é positiva porque permite que as entregas ocorram de maneira efetiva, evitando atrasos, extravios e outros problemas. Dessa maneira, as companhias otimizam seus custos, além de garantirem a satisfação dos seus clientes. Vale destacar que, em um mercado competitivo, a pontualidade nas entregas pode se tornar um grande diferencial.

Ao longo do texto iremos explicar o funcionamento de um sistema de ocorrência de entregas e seus principais benefícios, acompanhe!

O que é o controle de ocorrência de entregas?

No passado, as mercadorias eram embarcadas nos veículos e a entrega apenas era confirmada quando os motoristas retornavam com os canhotos assinados. Durante todo o tempo de trajeto, a empresa ficava totalmente no escuro e sem ter como evitar ou resolver rapidamente uma série de problemas.

Essa demora para ter acesso às informações sobre as entregas levava esses negócios a enfrentarem uma série de questões. Endereço não encontrado, acidentes ao longo do trajeto, ausência de uma pessoa responsável para recebimento, custos extras de reentregas, clientes insatisfeitos, motoristas com dificuldade de encontrar o cliente no endereço indicado, entre outras situações.

O controle de ocorrência de entregas é o que permite que uma companhia tenha visibilidade em relação aos pedidos que saem de seu centro de distribuição com destino aos clientes. Assim, consegue tomar decisões rapidamente para resolver eventuais problemas e, consequentemente, evitar custos extras e clientes insatisfeitos.

Como o controle de ocorrência de entregas funciona?

Basicamente, o controle de entregas funciona da seguinte maneira: a empresa contrata um sistema de gerenciamento e passa a ter acesso a todas as suas entregas em tempo real. Para isso, os motoristas devem instalar o aplicativo em seus smartphones e, através dele, registrar as ocorrências.

Imagine que um motorista saiu do centro de distribuição e partiu para determinada região da cidade com 20 entregas para fazer. Cada uma dessas entregas terá uma ocorrência, algumas de “entrega efetuada”, que é quando nenhum problema aconteceu, e outras relatando situações diversas, como: entrega parcial, endereço divergente, acidente, roubo etc.

Com base nessas informações, cada empresa pode tomar as atitudes que achar mais pertinentes. No caso de endereço divergente, por exemplo, é válido entrar em contato com o cliente por telefone para verificar o nome da rua e número corretos. Assim, o motorista pode aproveitar que ainda está na região para entregar o pedido e evitar ter que retornar no dia seguinte.

Ter o controle de ocorrência de entregas possibilita que um negócio consiga resolver rapidamente pequenas questões que, juntas, poderiam trazer muitos problemas. Esse é um grande benefício da era digital e que pode ser usado por uma empresa para se diferenciar e oferecer um serviço de entrega de excelência.

Vantagens de realizar o controle de ocorrência de entregas

Depois de entender o que é o controle de ocorrência de entregas e como esse processo funciona, veja quais são as principais vantagens que uma empresa pode ter ao adotá-lo.

1. Redução de extravios

Através da visibilidade oferecida pelo sistema de gerenciamento de entregas a empresa consegue acompanhar cada mercadoria. Assim, é capaz de reduzir a ocorrência de extravios, que é um tipo de problema muito ruim para um negócio por gerar diversos tipos de prejuízos, tanto financeiros quanto de satisfação dos clientes.

2. Maior índice de pontualidade nas entregas

Tudo o que é acompanhado passa a funcionar de forma mais organizada e, consequentemente, ágil. Nesse sentido, o gerenciamento de ocorrências possibilita que as entregas sejam realizadas pontualmente, respeitando o prazo acordado com os clientes.

3. Maior controle sobre o fluxo de informação

Sem um sistema específico para gerenciar as ocorrências de entregas, a empresa fica sem ter como controlar o fluxo dessas informações. Em companhias que não contam com esse tipo de ferramenta, os colaboradores podem ocorrer a formas alternativas para resolver problemas de entrega. Assim, os dados se perdem e não há qualquer controle sobre os processos.

4. Possibilidade de prever e evitar problemas

Mais uma vantagem que a visibilidade sobre o processo de entrega proporciona é a possibilidade de prever situações. O acompanhamento em tempo real da distribuição de mercadorias acaba se tornando um meio para agir com proatividade.

Se o SAC (Serviço de Atendimento ao Cliente) da empresa percebe através do sistema que o pedido será entregue depois do previsto, pode entrar em contato com o cliente para informá-lo, evitando que ele fique esperando por muito tempo e se aborreça.

5. Redução de custos extras

A cada tentativa de entrega sem sucesso, extravio de mercadoria e outros problemas, a empresa está acumulando custos extras. Com o acompanhamento e a tomada de decisões acontecendo com maior agilidade, esses custos podem sofrer uma redução significativa.

6. Aumento da satisfação dos clientes

Quando a mercadoria chega de forma segura ao destinatário, a entrega acontece dentro do prazo, e, no caso de algum problema, a empresa entra em contato para informar, o resultado pode ser apenas um: cliente satisfeito!

Afinal de contas, de nada adianta uma empresa oferecer produtos de qualidade se o processo de distribuição é falho. Os consumidores estão cada vez mais exigentes e, por isso, dão preferência para as companhias que oferecem o melhor atendimento, o que inclui tanto o processo de compra quanto a entrega.

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