Existem diversos documentos importantes no setor logístico. Eles são os responsáveis por registrar e oficializar diferentes etapas. Na postagem de hoje vamos falar sobre a gestão de canhoto digital, documento que comprova a realização de uma entrega.

Se antes embarcadores e transportadoras precisavam lidar com centenas de canhotos todos os dias, hoje tudo pode ser feito eletronicamente. Vamos entender como essa versão funciona e a sua importância para a logística?

O que é a gestão de canhoto digital?

A gestão de canhoto digital na logística refere-se à utilização de tecnologias digitais para gerenciar e armazenar informações de canhotos físicos, em vez de usar versões impressas. Esses documentos são usados para comprovar a realização de entregas através da assinatura do recebedor.

O processo pode ser realizado por meio da digitalização de documentos ou do uso de assinaturas eletrônicas, com o posterior armazenamento dos arquivos em nuvem. A gestão de canhoto digital pode melhorar a eficiência, reduzir erros e aumentar a segurança das informações.

Benefícios da gestão de canhoto digital

Gerenciar todos os dias um grande volume de canhotos de papel representa diversos transtornos para uma empresa. Afinal, além da dificuldade de organizá-los, encontrar um documento específico em caso de necessidade não é nada prático.

Com a digitalização, as empresas alcançam diversos benefícios, veja a seguir quais são os principais.

Redução de custos

Os canhotos digitais eliminam a necessidade de papel, tinta para impressora e outros materiais, o que pode resultar em economia de custos. Isso sem contar que não é necessário definir uma equipe para gerenciar os papéis, destinando-a para atividades estratégicas.

É importante considerar que a redução do uso de papel também é uma iniciativa válida do ponto de vista ambiental. Quanto menos papel se usa, menos lixo se gera, além de poupar os recursos naturais necessários para sua fabricação.

Aumento da eficiência

Por serem armazenados eletronicamente, os canhotos digitais permitem que os dados sejam acessados ​​de forma rápida e fácil. Se, por exemplo, houver uma divergência sobre a realização de uma entrega, os colaboradores irão encontrar o comprovante rapidamente, aumentando a eficiência da logística.

Melhoria da precisão dos dados

Canhotos de papel podem ser facilmente rasurados ou preenchidos com informações erradas. Já os canhotos digitais têm seus dados analisados pelo sistema, que irá apontar se as informações correspondem com parâmetros predefinidos. Assim, se tem uma redução dos erros e o aumento da precisão dos dados.

Facilidade de acesso

Por estarem armazenados na nuvem, os canhotos digitais podem ser acessados ​​de qualquer lugar, através de uma conexão com a internet e do sistema usado pela empresa. Algo bem diferente das versões físicas, onde somente os colaboradores que trabalham na modalidade presencial podem acessar.

Hoje, com o crescimento do trabalho remoto e híbrido, essa possibilidade proporciona mais flexibilidade para as empresas. Assim, se tem mais liberdade para planejar a operação estrategicamente.

Melhora do relacionamento com os clientes

A entrega tem uma grande responsabilidade sobre a satisfação dos clientes. Afinal de contas, quando realizam um pedido, eles querem receber produtos de qualidade e no prazo combinado. Além disso, quando há qualquer problema relacionado à entrega, os consumidores esperam das empresas uma ação rápida.

Com a gestão de canhoto digital, e todos os benefícios proporcionados por ela, o processo de entrega se torna mais ágil. E, caso algum problema aconteça, os dados relacionados podem ser rapidamente consultados e transmitidos ao cliente, contribuindo para o aumento da confiança e da satisfação.

Por fim, existe a vantagem de ter mais controle sobre a realização das entregas. Mais do que a assinatura de quem recebeu a mercadoria, é possível obter a geolocalização e horário, com registros automáticos do sistema que não podem ser alterados.

Por que contar com um sistema para a gestão de canhotos?

Para obter as vantagens da gestão de canhoto digital é preciso contar com um sistema que tenha essa funcionalidade. Com o Comprovei, além do canhoto digital, se realiza toda a gestão das entregas, incluindo a visibilidade de cada etapa, partindo do centro de distribuição até chegar no endereço do cliente.

Além de todos os benefícios já mencionados relacionados ao canhoto digital de modo geral, existem diversas outras vantagens oferecidas pelo Comprovei. Confira a seguir!

Inteligência artificial para análise do documento

Para uma gestão de canhoto digital eficiente, é necessário contar com recursos que garantam a veracidade das informações. O sistema Comprovei é dotado de inteligência artificial, então, assim que o canhoto é digitalizado, é feita a análise automática, a fim de garantir a confiabilidade do documento.

Opção de digitalização ou assinatura na tela

Existem empresas que optam pela digitalização do canhoto físico, destacado do DANFE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica). Assim, após o cliente assinar a via impressa, o motorista utiliza um smartphone com o sistema instalado para digitalizar o documento.

Outras companhias preferem a realização da assinatura na própria tela, sem a necessidade de usar papel. Essa é uma opção interessante para varejistas por realizarem entregas para o consumidor final.

Conforme determinação do Ajuste SINIEF nº 58, empresas do varejo ficaram desobrigadas de realizar a impressão do DANFE a partir de 1º de janeiro de 2023, podendo apresentá-lo eletronicamente.

O sistema Comprovei atende os dois públicos, pois oferece ambas as possibilidades para a gestão de canhoto digital.

Visualização de toda a operação

Mais do que facilidade na gestão de canhotos, com o sistema Comprovei se tem visibilidade de toda a operação. Isso significa que o supervisor pode acompanhar as rotas realizadas pelos motoristas e as suas respectivas ocorrências.

Dessa maneira, além de maior controle, através de informações atualizadas é possível realizar as ações que forem necessárias para:

• Solucionar problemas rapidamente;
• Identificar riscos e agir para evitá-los;
• Fornecer informações extras sobre a entrega para os motoristas;
• Manter a produtividade da equipe;
• Garantir a pontualidade das entregas.

Conclusão

Atualmente, realizamos uma série de atividades digitalmente, compras, transações bancárias, apresentação de documentos pessoais, entre outras. O canhoto digital é a possibilidade de desfrutar dessa praticidade também no setor logístico.

Todos saem ganhando quando os processos são digitalizados. As empresas reduzem custos e burocracias, os colaboradores têm suas tarefas facilitadas e os clientes recebem suas entregas mais rapidamente e com muito mais segurança.

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