Gerenciar uma frota de veículos requer muita organização para manter todos funcionando corretamente, evitando prejuízos e acidentes. A taxa de indisponibilidade é um indicador de desempenho bastante importante que pode auxiliar nessa gestão.

Ao acompanhar esse indicador é possível verificar se muitos veículos estão ficando parados por indisponibilidade gerada por defeitos, acidentes e consertos. Ter acesso a essas informações é necessário para evitar que o alto índice de ociosidade represente prejuízos para a empresa.

Nesta publicação você irá entender o que é a taxa de indisponibilidade, sua importância, como calculá-la e conferir dicas para reduzi-la. Vamos começar?

O que é a taxa de indisponibilidade?

Para ter uma frota de veículos eficiente é necessário conhecer a capacidade dela em relação à demanda da empresa. A taxa de indisponibilidade, ou TIN, faz parte dessa verificação, possibilitando identificar se os carros estão passando muito tempo ociosos.

Acompanhar esse indicador permite ao gestor entender qual é o desempenho atual da frota e, caso o resultado não seja tão positivo, identificar formas de aumentar a eficiência. Mesmo nos casos em que a taxa de indisponibilidade esteja sob controle, é válido buscar meios para que a indisponibilidade se torne ainda menor.

Os veículos são recursos da empresa e, portanto, precisam ser utilizados com inteligência. Assim, a maioria das ocorrências de ociosidade irá ocorrer apenas para manutenções programadas, reduzindo a ocorrência de consertos gerados por defeitos.

Por que é importante?

O acompanhamento da taxa de indisponibilidade deve ser acompanhado de perto porque veículos ociosos significam aumento de custos. Afinal de contas, a demanda não irá reduzir porque há menos carros disponíveis para realizar as entregas.

Dessa maneira, uma frota menor em atividade significa a sobrecarga dos demais veículos, além do aumento da necessidade de horas extras e atrasos. Além dos custos subirem, são grandes as chances de a insatisfação dos clientes crescer, o que pode significar uma debandada para a concorrência.

Viu só quantos problemas o descuido em relação à taxa de indisponibilidade pode causar? O aumento dos custos e a queda de clientes é tudo o que uma empresa não precisa, especialmente em momentos de incerteza financeira.

Como calcular a taxa de indisponibilidade?

Se você deseja ter um bom controle sobre a sua frota e identificar rapidamente um aumento da ociosidade dos veículos precisa começar a calcular a taxa de indisponibilidade. Acompanhe o passo a passo a seguir e veja que o processo é bastante simples.

1. Comece identificando a quantidade de horas que cada veículo passa em atividade durante o mês. Considerando as determinações da Lei do Motorista, a jornada não pode passar de 8 horas diárias. Assim, considerando o expediente de segunda à sexta-feira, temos um total de 160 horas mensais.
2. O segundo passo é verificar quantas dessas 160 horas cada veículo passou ocioso. Se não tem esse tipo de informação é preciso começar a registrar, pois é a partir dela que o cálculo da taxa de indisponibilidade é feito.
3. Para realizar o cálculo basta dividir as horas que o veículo passou na manutenção pelo total de horas disponíveis no mês. Em seguida, o resultado deverá ser multiplicado por 100 e você chegará à resposta.

Acompanhe o exemplo:

Horas disponíveis ao longo do mês: 160

Horas que o veículo passou ocioso: 24

TIN = 24/160

TIN = 0,15 x 100

TIN = 15%

No caso do exemplo apresentado, em 15% das 160 horas disponíveis ao longo do mês o veículo não pode ser usado. É uma taxa alta, que representa três dias de trabalho, então um resultado como esse deve ser visto com atenção pelo gestor.

4 Dicas para reduzir a taxa de indisponibilidade

Se você realizar o cálculo e concluir que a taxa de indisponibilidade da frota está muito alta, veja quais são as medidas que podem ajudar a reduzi-la.

1. Verificar o tempo de uso dos veículos

Em alguns casos, uma alta taxa de indisponibilidade é justificada pela idade dos veículos. Quando são mais antigos e já têm muitos anos de uso, a frequência com que os defeitos aparecem tende a ser alta.

Além da ociosidade em si, que é financeiramente prejudicial para a empresa, as idas constantes à oficina levam a um aumento dos custos com os reparos. Por isso, é importante ter atenção em relação a esse aspecto.

Gerenciar uma frota de veículos requer muita organização para manter todos funcionando corretamente.

2. Realizar a renovação gradativa da frota

Caso conclua que a frota é mesmo muito antiga, é preciso planejar uma renovação. Por mais que adquirir novos veículos tenha um custo alto, é uma ação necessária para evitar que os custos com os reparos continuem subindo.

Inclusive, dependendo da idade dos carros, pode chegar a um ponto que as idas à oficina se tornarão cada vez mais frequentes, gerando custos que não trazem soluções definitivas.

Uma saída para realizar a troca sem grandes dificuldades é planejá-la para ser concluída em um tempo maior. Assim, a cada X meses um veículo é adquirido, substituindo outro antigo.

3. Manter o controle das revisões preventivas

A ação mais importante para reduzir a taxa de indisponibilidade a longo prazo é manter o controle das revisões preventivas. Não foi por acaso que o ditado “prevenir é melhor que remediar” se tornou tão famoso, pois é mesmo uma grande verdade.

Seja em relação à saúde, às finanças ou às condições de um veículo, a prevenção é sempre a melhor escolha. Ao levar os veículos à oficina regularmente para uma verificação será possível trocar peças desgastadas antes que deem defeito e prejudiquem outras partes do funcionamento.

Por mais que os carros precisem ficar ociosos para a manutenção preventiva, o tempo certamente será mais curto do que seria necessário para um reparo. Além disso, é possível fazer um planejamento, evitando, por exemplo, ter a frota desfalcada em períodos de alta demanda de entregas.

4. Realizar treinamentos com motoristas

Um aspecto importante a ser mencionado diz respeito à verificação dos motivos que mais levam à ociosidade dos veículos. Se forem acidentes, como pequenas batidas, por exemplo, é válido realizar um treinamento com os motoristas.

Inclusive, isso irá ajudar a orientá-los sobre cuidados importantes no dia a dia, como evitar freadas bruscas, usar a marcha errada, acelerar demais sem necessidade, entre outros. 

Conclusão

A taxa de indisponibilidade é um indicador fundamental para empresas que possuem frotas de veículos. Se você ainda não acompanha esse indicador no seu negócio, é importante começar o quanto antes!