Sua empresa realiza a gestão de canhotos digital? Esse é um documento bastante importante para a operação logística, pois comprova que a mercadoria foi entregue ao cliente. Por isso, precisa ser armazenado de forma segura, algo difícil de fazer com a versão física.

Hoje, diversas empresas realizam centenas de entregas diariamente dos seus produtos, seja internamente ou terceirizando a função para transportadoras. Lidar com um grande volume de canhotos físicos todos os dias é uma tarefa árdua e por vezes ineficiente. Então, a tecnologia entra em cena para facilitar o processo e garantir a segurança das informações.

Vamos saber mais sobre a gestão de canhotos realizada digitalmente e a sua importância para os negócios? Acompanhe a leitura e entenda os benefícios que esse processo oferece.

O que é a gestão de canhotos?

Os canhotos são a parte da nota fiscal destacada no ato da entrega que funciona como comprovante do recebimento do produto pelo cliente. Neles, há espaços para incluir a data da entrega, a assinatura do recebedor e um documento de identificação. As empresas precisam arquivar esses canhotos para provar que a mercadoria foi realmente entregue.

Há alguns anos não havia outra opção, os motoristas precisavam guardar todas aquelas fitas de papel durante toda a rota. Assim, no retorno ao centro de distribuição, entregavam para o responsável pela gestão de canhotos.

Após a chegada dos comprovantes, era necessário que uma equipe de profissionais se encarregasse de organizar e arquivar os papéis. A quantidade de profissionais dedicados a essa função variava de acordo com o volume de entregas realizadas.

Nos últimos anos, a demanda de entregas cresceu vertiginosamente, especialmente pela expansão do e-commerce. Então, foi ficando cada vez mais inviável lidar com tantos papéis. Além disso, quando era necessário localizar um canhoto, perdia-se muito tempo.

Para concluir este tópico, veja quais são as limitações do canhoto físico:

• Lentidão para gerenciar os canhotos;
• Alto risco de extravio;
• Destinação de espaço na empresa para armazenamento;
• Demora para localizar um canhoto;
• Baixa durabilidade do papel.

Gestão de canhotos digital: mais eficiência para o processo logístico

Com a digitalização da logística, vários processos foram modernizados e a gestão de canhotos é um deles. Desse modo, o papel passou a ser digitalizado após a assinatura do recebedor, ficando armazenado digitalmente em um sistema.

Em seguida, surgiu outra opção ainda mais prática, a assinatura realizada diretamente na tela de um dispositivo, deixando de lado o uso do papel. Vale mencionar que o canhoto eletrônico tem validade jurídica!

A substituição dos canhotos físicos pela versão eletrônica proporciona muito mais praticidade para as empresas. Assim, não é necessário destinar profissionais para lidar com o grande volume de papéis e nem perder tempo localizando um documento específico.

A gestão de canhotos digital é extremamente vantajosa para as empresas e ajuda a tornar os processos logísticos muito mais eficientes.

8 Vantagens da gestão de canhotos digital

São muitas as vantagens oferecidas pela gestão de canhotos digital, conheça as principais a seguir.

1. Aumento da produtividade

O canhoto digital reduz etapas do processo de entregas. Em vez de o motorista destacá-lo da nota fiscal, pedir que o cliente assine, guardar, entregar na empresa para que todo o processo de separação e armazenamento seja iniciado, o documento é imediatamente enviado para o sistema. Simples assim!

A troca de diversas ações por apenas uma tem como uma das principais consequências o aumento da produtividade. As atividades são realizadas mais rapidamente e os profissionais envolvidos nesses processos têm mais tempo para se dedicar a outras tarefas.

2. Informações seguras

O papel não tem grande durabilidade se não for armazenado corretamente. Qualquer respingo de líquido pode apagar as informações registradas. Com a gestão de canhotos digital não há esse risco, pois a versão eletrônica está segura armazenada na nuvem.

3. Processo de entrega mais eficiente

Com a redução das etapas relacionadas ao canhoto, o processo de entrega se torna mais eficiente. Afinal, o tempo poupado em cada parada do veículo agiliza os processos. Após o cliente assinar o comprovante eletrônico na tela do dispositivo, o motorista pode seguir a rota imediatamente.

4. Acesso à confirmação da entrega em tempo real

Antes do canhoto digital existir, as informações sobre as entregas eram recebidas pelas empresas horas depois, com casos que podiam levar até dias, dependendo da distância.

Após a digitalização, esses dados passaram a ser disponibilizados imediatamente, facilitando o trabalho da equipe e aumentando a confiança entre embarcadores, clientes e transportadoras.

5. Redução do consumo de papel

A redução do consumo de papel é um tipo de iniciativa que cada vez mais empresas estão adotando e o canhoto eletrônico pode ajudar muito nisso. Afinal de contas, a sustentabilidade na logística é um tema que está em voga e a tecnologia é uma grande aliada da redução do uso de recursos naturais.

6. Redução de custos

A utilização do canhoto digital faz bem para o meio ambiente e também para as finanças das empresas. O menor consumo de papel ajuda a reduzir custos e ainda há a vantagem de não precisar contar com uma área para armazenamento dos documentos físicos.

7. Proteção contra fraudes e perda dos comprovantes

A gestão de canhotos digital evita fraudes e a perda dos comprovantes. Já com a versão física é mais difícil impedir essas situações, especialmente as perdas, pois os papéis podem ser facilmente extraviados ou danificados. Isso garante maior confiabilidade das informações registradas.

8. Facilidade para localizar informações

Os canhotos comprovam que uma entrega foi realizada e precisam ser armazenados para uso em caso de necessidade. O armazenamento digital facilita a localização do comprovante quando é necessário.

Se, por exemplo, um cliente afirma que não recebeu uma entrega que consta como concluída, é possível consultar quem assinou, além da geolocalização da entrega. Tudo isso é feito rapidamente, agilizando a resolução de problemas e aumentando a confiança dos clientes.

Viu só quantos benefícios? Para implementar a gestão de canhotos digital na sua empresa, é necessário contar com um sistema que ofereça essa funcionalidade, como o Comprovei. Entre em contato para agendar uma demonstração remota da solução e saber mais!