Utilizar a tecnologia para gerenciar processos em uma empresa traz uma série de benefícios. Um deles é a possibilidade de reunir informações para usá-las para diferentes fins, incluindo realizar a integração de dados entre diferentes sistemas.

Quando o assunto é gestão de frotas e de entregas, integrar dados também é bastante interessante. Afinal, através desse intercâmbio de informações os processos acontecem de modo mais ágil e preciso.

Nesta publicação falaremos mais sobre a integração de dados, como pode ser realizada e a sua importância para as frotas. Acompanhe e saiba mais!

O que é integração de dados?

A integração de dados nada mais é do que a reunião de dados obtidos por meio de diferentes fontes. Em se tratando da gestão das frotas e de transporte, diversos tipos de informações podem contribuir para a organização dos processos e a tomada de decisões.

Através do acompanhamento de dados reunidos em um só local, a equipe da empresa realiza suas atividades de forma mais prática, sem a necessidade de consultar vários sistemas para obter informações diferentes.

Como ocorre a integração de dados na gestão de frotas?

Faz parte da rotina de trabalho de gestores de frotas o acompanhamento de diferentes tipos de dados. São informações relacionadas à chegada e partida dos veículos no centro de distribuição, às etapas das entregas, às ocorrências em campo, jornada dos motoristas, entre outras.

Todos esses dados são obtidos de diferentes fontes e, além de ser pouco prático acompanhar cada um em um lugar, a reunião deles pode gerar novas informações. Por exemplo, é possível acompanhar o transporte de mercadorias, ter acesso aos pagamentos dos motoristas, manutenção dos veículos, consumo de combustível, tempo ocioso, estimativa de entrega etc.

Tipos de integração de dados na gestão de frotas

A integração de dados é realizada de maneiras diferentes de acordo com cada setor de uma organização. Em se tratando da gestão de frotas, pode incluir os seguintes tipos de informações:

• Notas fiscais dos pedidos;
• Canhotos de confirmação de entrega;
• Ocorrências durante as rotas;
• Jornada dos motoristas;
• Pagamentos;
• Rastreio dos veículos.

Cada empresa pode utilizar os dados que fizerem mais sentido para a sua operação e os seus objetivos.

Benefícios da integração de dados para a gestão de frotas

São muitos os benefícios de realizar a integração de dados relacionados à gestão de frotas. A seguir falaremos sobre os principais, observe!

1. Otimização das operações

Todos os dias, as frotas acumulam uma série de informações, como velocidade média do veículo, número de paradas, localização, uso de combustível, rotas realizadas, pressão dos pneus, previsão de horário de chegada ao destino e muito mais.

Quando esse grande volume de dados é integrado por meio de uma plataforma, os gerentes podem utilizá-los para adotar melhores práticas de negócios. Assim, é possível ter mais clareza sobre custos, identificar tendências da equipe, prever problemas e aperfeiçoar o que for necessário.

As ações realizadas com base nesses dados podem ter um impacto positivo direto no ROI (Return over Investment ou Retorno sobre Investimento) e nos resultados financeiros da companhia como um todo.

Os dados integrados fornecem informações de grande valor.

2. Eliminação de dados duplicados

Outra facilidade oferecida pela integração de dados é que não é necessário inserir as mesmas informações em sistemas diferentes, apenas uma vez é suficiente para que sejam replicadas.

Isso também evita a necessidade de realizar importações e exportações de dados o tempo todo. Dessa maneira, os processos se tornam bem mais práticos, eliminando ações repetitivas e permitindo que a equipe se dedique a atividades mais desafiadoras.

3. Controle da jornada dos motoristas

Um tipo de dado importante para a gestão de frota está relacionado ao controle da jornada dos motoristas. Quando há integração entre esses dados com as rotas das entregas, por exemplo, é possível estimar o horário de chegada ao destino.

Assim, torna-se mais simples seguir as determinações sobre as horas de trabalho dos colaboradores e ainda se tem acesso a uma informação bastante útil para manter o bom relacionamento com o cliente. 

4. Aumento da segurança da frota

A visibilidade dos dados relacionados ao que ocorre em campo resulta em mais organização, produtividade e segurança para a frota. Quando há controle da jornada dos motoristas, registro de ocorrências em tempo real e uma comunicação eficiente, os processos se tornam naturalmente mais seguros.

5. Aumento da produtividade

Sem o uso de sistemas logísticos, os veículos saem do centro de distribuição e partem para o destino sem grandes planejamentos e critérios. Por outro lado, quando a empresa conta com esses recursos, especialmente de forma integrada, os processos podem ser agilizados.

6. Redução de erros

Quando o registro de determinadas informações é realizado manualmente há sempre o risco de falha, de um colaborador cometer um erro de digitação, por exemplo. Na integração de dados, como os registros são realizados por sistemas, esses riscos reduzem significativamente.

Assim, os dados integrados são muito mais confiáveis, evitando erros que poderiam atrasar os processos, gerar prejuízos, retrabalhos e outros tipos de problema.

7. Redução de custos

Os dados integrados fornecem informações de grande valor, aumentando não apenas a produtividade, mas também reduzindo custos. Com acesso a informações estratégicas, os gestores de frota conseguem conduzir os processos de modo a torná-los mais econômicos e, claro, sem prejuízos à qualidade.

8. Satisfação dos clientes

Independentemente de serem pessoas físicas ou jurídicas, o que todo o cliente busca são produtos e serviços de qualidade. Quando a integração de dados é usada corretamente, se tem uma operação alinhada o que, consequentemente, resulta na satisfação dos clientes.

Conclusão

Como pudemos ver, a integração de dados fornece uma série de vantagens para a gestão de frotas. As empresas ganham em mais eficiência e menos custos, os funcionários contam com uma melhor estrutura de trabalho e os clientes recebem suas entregas no prazo e em segurança.

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