O tempo é um recurso que deve ser usado de forma estratégica nas companhias. Na publicação de hoje falaremos sobre formas de aumentar a produtividade da frota através da gestão do tempo.

Atualmente, além de produtos de qualidade, os clientes priorizam as empresas que realizam as entregas mais rápidas. Então, para se destacar é preciso contar com uma operação alinhada e capaz de entregar os pedidos no menor tempo possível.

Mais um fator que gera urgência nos processos logísticos é a perecividade de certos tipos de mercadorias. Alimentos e medicamentos precisam ser entregues com rapidez para garantir que cheguem em perfeito estado ao seu destino.

Mas como gerenciar o tempo e garantir a agilidade que o mercado exige? Continue a leitura para entender como conseguir esse feito na sua empresa.

Como a gestão de tempo se aplica ao setor logístico?

A gestão de tempo é um tipo de planejamento realizado com o objetivo de executar atividades no menor tempo possível e sem prejuízos à qualidade. A ideia é organizar as tarefas para ter maior controle sobre as horas de trabalho.

Vamos imaginar que uma pessoa tem um período de 2 horas para organizar o seu escritório. Se ela fizer isso sem um gerenciamento, poderá passar tempo demais em uma atividade e, ao final, não conseguir concluir tudo o que precisava.

Por outro lado, se houver um planejamento, saberá quanto tempo poderá passar em cada tarefa. Dessa forma, terá 40 minutos para arrumar as gavetas, 20 minutos para organização da mesa de trabalho e uma hora para limpeza geral, por exemplo.

Percebe como o planejamento com um tempo predeterminado torna o processo mais eficiente? A consciência de como as horas serão desfrutadas faz toda a diferença quando se deseja ter mais produtividade.

Gerenciar o tempo é positivo em qualquer tipo de atividade, incluindo as do setor logístico. Usar dados para prever o tempo que cada entrega levará para ser realizada e contar com ferramentas que agilizem esse processo, dá à empresa mais competitividade e ainda contribui para a economia de recursos.

Vale lembrar que a ideia não é que os motoristas dirijam mais rápido, pois isso geraria diversos riscos. A finalidade da gestão de tempo é organizar toda a operação, desde o início. Assim, as etapas anteriores à rota serão mais ágeis, tornando as entregas mais rápidas.

Dicas de gestão de tempo para aumentar a produtividade da frota

Agora que já falamos sobre a importância da gestão do tempo e sua aplicação no setor logístico, acompanhe uma lista com dicas para tornar a frota da sua empresa mais produtiva.

1. Realizar o mapeamento e organização dos processos

Para uma gestão de tempo eficaz é preciso iniciar realizando o mapeamento dos processos. Assim será possível identificar etapas que possam ser eliminadas ou agilizadas.

Em muitos casos, sistemas podem realizar certas tarefas de forma muito mais rápida e sem riscos de erros. Dessa maneira, os funcionários poderão ser alocados em atividades mais desafiadoras e estratégicas para a companhia.

2. Utilizar um sistema de gestão de entregas

Por falar em sistemas, eles são fundamentais para empresas de logística. Através de uma solução para a gestão de entregas, o embarque e o transporte das mercadorias poderão ser realizados em muito menos tempo.

No embarque, uma etapa que costuma demorar é a conferência dos volumes. Com uma ferramenta adequada é possível realizar esse processo através da leitura de código de barras.

3. Manter um canal de comunicação direto com os motoristas

Antes do desenvolvimento de soluções tecnológicas, os motoristas não tinham como se comunicar com a empresa e obter mais informações sobre as entregas. Essa falta de comunicação custava muito caro para as companhias e atrasava os processos.

Se o endereço estivesse incompleto ou o cliente ausente, as mercadorias retornavam para o centro de distribuição. Após o contato com o cliente, uma nova tentativa seria realizada, duplicando os custos para a empresa.

Felizmente, hoje é possível manter um canal direto de comunicação com os motoristas em campo. Com isso, o tempo e outros recursos são poupados e os clientes recebem suas entregas com mais rapidez.

4. Estimar o horário de entrega através de dados

A expressão ETA é a sigla para Estimated Time of Arrival, em português, tempo estimado de chegada. Trata-se de uma informação muito importante no setor logístico, pois apresenta uma estimativa de data e horário de entrega.

Uma ferramenta completa para gestão de entregas fornece esse dado, proporcionando mais organização para a operação. Além disso, os clientes podem ser informados, mantendo um responsável para o recebimento e evitando a geração de reentregas.

5. Acompanhar as ocorrências das rotas

O acompanhamento em tempo real das ocorrências das rotas é mais um ponto que contribui para o aumento da produtividade da frota. Quando o gestor sabe onde os motoristas estão e o que acontece em campo, pode tomar decisões com agilidade.

A visibilidade, além de facilitar a solução de problemas, auxilia na antecipação de certas situações. Desse modo, em muitos casos, é possível evitar contratempos, garantindo que as entregas sejam realizadas no prazo.

6. Contar com uma solução para digitalização dos canhotos

Uma tarefa que pode levar muito tempo para ser realizada em empresas de logística é a gestão de canhotos. Essas pequenas fitas de papel são destacadas das notas fiscais e usadas como comprovação de que as entregas foram realizadas.

Hoje, esse trabalho pode ser poupado também com a ajuda da tecnologia. Com uma ferramenta que digitalize os canhotos, a equipe se tornará mais produtiva e os dados serão mantidos em segurança.

7. Manter os veículos bem conservados

Para finalizar, temos uma dica que não irá aumentar diretamente a produtividade da frota, mas evitará atrasos. É essencial que os veículos sejam mantidos bem conservados, afinal, são eles que levarão as mercadorias até os clientes.

As manutenções preventivas periódicas estão entre as ações necessárias para uma frota produtiva e mais econômica. Assim como os seguros dos veículos, que devem estar sempre em dia para cobrir eventuais problemas.

Conclusão

Encontrar maneiras de aumentar a produtividade da frota é extremamente importante para manter a competitividade e realizar uma boa gestão do tempo. Quer saber como o sistema Comprovei pode ajudar a sua empresa nessa missão? Entre em contato e agende uma demonstração remota!