Acompanhar o desempenho de uma empresa é fundamental para saber se as metas estão sendo alcançadas e avaliar a performance de modo geral. O relatório de gestão é uma importante ferramenta para isso, especialmente em uma operação de transporte.

Relatórios da operação logística são necessários para garantir que os processos estão sendo realizados de acordo com o que a companhia espera. Isso vale tanto para os casos em que a distribuição é realizada internamente quanto para a terceirização do serviço para uma transportadora.

Na publicação de hoje iremos explicar o que é o relatório de gestão, a sua importância, os principais dados que o compõem, entre outras informações relevantes. Acompanhe e confira!

O que é um relatório de gestão?

O setor logístico assumiu uma posição estratégica nos últimos anos. Afinal, com a grande concorrência no mercado, as empresas começaram a buscar formas de proporcionar a melhor experiência possível aos clientes, o que, claro, inclui a entrega.

Se antes já era importante gerenciar os processos para alcançar a eficiência, hoje isso se tornou indispensável. Com o relatório de gestão, os responsáveis pela logística da empresa podem acompanhar diversos indicadores de desempenho e usar essas informações estrategicamente.

Esses relatórios são obtidos através de sistemas que gerenciam áreas específicas de uma empresa. Em se tratando do setor logístico, existe o sistema de gestão de entregas, que acompanha as mercadorias desde o momento em que saem do centro de distribuição até a chegada ao cliente.

Enquanto o acompanhamento é realizado pela ferramenta, são coletados os dados que, posteriormente, irão gerar os relatórios. Então, é possível visualizar informações sobre o número de entregas feitas no prazo, de atrasos, reentregas, entre outras.

Importância do relatório de gestão para uma operação de transporte

Até aqui já explicamos o que é o relatório de gestão. Mas qual a sua importância para uma operação de transporte? Veja quais são as principais informações que ele pode apresentar e entenda a sua relevância.

Acompanhamento das métricas de desempenho em tempo real

O relatório de gestão permite o acompanhamento de desempenho da operação de transporte em tempo real. Dessa forma, o supervisor consegue acompanhar os processos que estão sendo realizados pela equipe que está em campo.

A visibilidade facilita o controle e, consequentemente, contribui para o aumento do desempenho. Como mencionamos anteriormente, o setor logístico assumiu uma posição estratégica nas empresas, logo, o relatório contribui para a aquisição de diferenciais competitivos.

Acesso a dados para a tomada de decisões

Os responsáveis pelo setor logístico de uma empresa precisam tomar decisões o tempo todo. Através dos dados obtidos no relatório de gestão torna-se mais simples decidir qual o melhor caminho a seguir em situações diversas. Afinal, se tem total clareza sobre o cenário. 

Transparência no relacionamento entre transportadoras e embarcadores

Empresas que terceirizam suas entregas a transportadoras geralmente selam um acordo com as regras para a prestação do serviço. Esse acordo é registrado em um documento chamado SLA (Service Level Agreement, em português, Acordo de Nível de Serviço).

O relatório de gestão em uma operação de transporte facilita o acompanhamento pelo embarcador, que poderá verificar se as suas mercadorias estão chegando ao destino no prazo. Dessa maneira, o relacionamento se torna pautado pela transparência, possibilitando parcerias longas e benéficas para ambas as partes.

Verificação do número de atrasos

Quando se trata de uma operação de transporte, a pontualidade é um fator crucial. Inclusive, cada vez mais os clientes têm buscado comprar de empresas que entregam os pedidos com agilidade.

Mais uma informação fornecida pelo relatório de gestão em uma operação de transporte é exatamente o número de atrasos. Ciente desse dado, o supervisor poderá entender as razões de um eventual aumento dessas ocorrências, por exemplo, encontrar as causas e solucionar o problema.

Acompanhamento do indicador OTD

O indicador OTD (sigla para On-Time Delivery, em português: entrega no prazo) é outra informação que um relatório de gestão de uma operação de transporte pode apresentar. Ele é obtido através de um cálculo que divide o número de entregas realizadas no prazo pelo total de entregas do período.

O objetivo das empresas deve ser manter o OTD elevado, ou seja, realizar o maior número de entregas possível no prazo. Acompanhar o indicador permitirá verificar se a companhia está no caminho certo e realizar ações para aumentá-lo se necessário.

Índice de devolução de mercadorias

Para um embarcador não basta que as mercadorias sejam entregues, é necessário acompanhar também o índice de devoluções. Mais um tipo de relatório de gestão importante nesse sentido é o de logística reversa, que dará clareza a respeito disso.

Acompanhamento do desempenho dos motoristas

O papel dos motoristas é fundamental para uma operação de transporte eficiente. Acompanhar o desempenho deles é necessário, especialmente porque atuam externamente, dificultando a supervisão de modo convencional.

Ter acesso a esse relatório permitirá ao supervisor verificar quais motoristas realizam mais entregas pontualmente, com atraso, entre outras informações. Assim, é possível liderar a equipe de modo a alcançar a máxima performance.

Melhora do relacionamento com os clientes

Todas as vantagens oferecidas pelo relatório de gestão permitem aos gestores tomar decisões e realizar melhorias para tornar a operação cada vez mais eficiente. Como consequência, os clientes ficam satisfeitos e o índice de fidelização cresce.

Conclusão

O respeitado consultor administrativo Peter Drucker tem uma citação que diz que o que não pode ser medido, não pode ser gerenciado. Esse pensamento resume bem a importância do relatório de gestão para operações de transporte e todos os outros setores de uma organização.

Ter acesso aos dados dos processos de forma detalhada possibilita o acompanhamento do desempenho do setor logístico. Através disso, se um problema surge, é identificado rapidamente ou até pode ser antecipado e evitado.

Se a sua empresa não conta com uma ferramenta capaz de gerar esse tipo de relatório, é importante pensar a respeito. Para se destacar em um mercado concorrido é necessário mais do que vender produtos de qualidade, a entrega também precisa ser eficiente.

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