Estamos em um mercado bastante competitivo, por isso, precisamos buscar maneiras de fidelizar clientes e facilitar a chegada de novos. Há diversas maneiras de fazer isso acontecer, e uma delas está ligada a um importante indicador de performance de entregas, o OTIF.

É através desse indicador que torna possível, tomar decisões assertivas e estratégicas com o objetivo de melhorar a experiência de compra dos clientes. Continue lendo para entender o que é OTIF, como utilizá-lo e a sua importância para os processos logísticos de uma empresa.

O uso da tecnologia como aliada na logística

Não somente na logística, mas em todos os setores de uma empresa, é muito importante ter um processo bem definido, tornando as operações mais coesas.

Utilizando-se de tecnologia, é possível ter acesso a informações de todo o processo de entrega de mercadorias, do início ao fim. Isso permite aos gestores tomarem decisões a partir da obtenção de dados, alcançando melhores resultados dos processos e da tomada de decisões.

Para ter um bom cálculo do desempenho logístico, é muito importante que as informações sejam claras e confiáveis, por isso, elas devem estar documentadas em uma plataforma de gestão.

O status das entregas, os motivos de devoluções das mercadorias, a comprovação da entrega realizada, ou seja, as ocorrências do transporte, são informações importantes levadas em conta na hora de efetuar este cálculo.

Para ter clientes satisfeitos, as entregas devem ocorrer dentro dos prazos e os produtos entregues dentro das especificações solicitadas. Como, então, fazer esse controle? O uso da tecnologia é essencial e é aí que entra o OTIF, tema sobre o qual falaremos a seguir.

O que significa OTIF ou DIFOT?

O OTIF é um indicador ou KPI (Key Performance Indicator) que permite reconhecer o desempenho das entregas dos produtos e serviços de uma empresa, ou seja, mede a performance de entregas na logística.

Podemos definir o OTIF, como um indicador de entregas eficientes e rápidas ou entregas perfeitas.

OTIF é uma sigla em inglês para On-Time In-Full e DIFOT é Delivered In-Full On-Time. Os dois têm o mesmo significado, mas no Brasil ouvimos falar mais em OTIF.

On-Time – Entregas concluídas no prazo estimado.

In-Full – Entregas realizadas sem problemas, dentro do especificado pelo cliente.

Em resumo, On-Time In-Full significa fazer ao cliente a entrega da mercadoria no tempo acordado e dentro das especificações.

Para fazer a análise de OTIF, podemos analisar, por exemplo, o ano anterior. Nesse caso, quando paramos para avaliar como foram as entregas realizadas em 2020, podemos pensar:

On-Time:

• O produto foi entregue dentro do prazo?
• A entrega aconteceu na data e horário acordado?

In-Full:

• As especificações, como qualidade e dimensões, foram cumpridas?
• Houve erro na entrega ou na quantidade solicitada pelo cliente?
• O produto foi entregue sem avarias?

Assim será mais fácil analisar e calcular o OTIF.

Para aprender como funciona esse cálculo, siga a leitura que logo falaremos sobre isso.

O objetivo é tomar decisões assertivas e estratégicas afim de melhorar a experiência de compra dos clientes

Porque calcular o OTIF?

Para saber se seus clientes estão satisfeitos, você precisa ter em mãos os dados das suas operações. Mais do que isso, o que você precisa é ter informações claras sobre tudo o que acontece em cada parte deste processo.

Por isso, é fundamental ter uma boa gestão de indicadores. Eles serão capazes de te dar segurança para que as decisões sejam tomadas de forma assertiva. Eles também te ajudarão com as correções das falhas que ocorrem nos processos.

O OTIF mede se o produto solicitado pelo cliente conseguiu ser entregue na quantidade pedida, no local solicitado, se está dentro do horário exigido e se cumpre as especificações.

O principal motivo para a utilização desse indicador de desempenho logístico, está diretamente relacionado com o aumento da satisfação dos clientes.

Então, se a empresa conseguiu entregar dentro de todas as exigências solicitadas, significa que as expectativas foram atendidas e, consequentemente, há um aumento da taxa de fidelização.

Afinal, quem não quer voltar a comprar de uma empresa que atendeu a todos os requisitos?

Como é calculado o OTIF?

OTIF é uma métrica em porcentagem (%) e ela é calculada da seguinte forma:

1. Reúna todos os pedidos realizados nos últimos 12 ou 6 meses. Esse é o período ideal para fazer este tipo de avaliação.
2. Dentre esses pedidos, separe-os seguindo os seguintes critérios:

Critério On-Time:

• Pedidos atendidos na data solicitada;
• Pedidos atendidos no horário ou dentro da janela de entregas.

Critério In-Full:

• Pedidos sem erro na entrega;
• Pedidos dentro das especificações (temperatura do baú do caminhão ou avarias no produto são bons exemplos de especificação).

3. Feito isso, suponhamos que a empresa tenha:

• 86% dos pedidos atendidos dentro do prazo;
• 76% de pedidos atendidos sem erros na entrega, ou seja, dentro das especificações.

Qual será o OTIF?

4. O cálculo é o seguinte:

OTIF: ON-TIME X IN-FULL

OTIF = 0,86 * 0,76 = 0,65

Isso quer dizer que o percentual de pedidos perfeitos que a empresa está enviando aos clientes é de 65%.

Para atingir 100%, é necessário que todos os requisitos sejam atendidos de forma simultânea.

A porcentagem ideal que as empresas costumam buscar é o OTIF acima de 90%.

Esses são indicadores com requisitos bastante rígidos. O resultado 100% no cálculo da OTIF indica que os pedidos foram atendidos no prazo e dentro das especificações corretas, ou seja, um atendimento perfeito.

Uma vez que a empresa não conseguiu atender aos pedidos devido a atrasos, quantidades entregues diferentes do solicitado ou fora de alguma outra exigência, o resultado não será 100%. Portanto, está aí um bom dado para analisar e buscar fazer melhorias.

As variáveis utilizadas para calcular o OTIF exigem uma mudança cultural dentro da organização. Porém, uma vez implementado, os resultados são promissores.

Existe uma relação direta com a gestão de indicadores e a satisfação de seus clientes

Quais os benefícios do OTIF?

A utilização desse indicador, permite às empresas terem uma melhor performance nas entregas realizadas para os seus clientes, aumentando ainda mais o nível de satisfação.

Além de melhorar o gerenciamento das transportadoras que fazem as entregas, ajuda também com redução de atrasos, despesas com transportes e custos com devoluções.

Há um aumento, também, na produtividade, eficiência das entregas e fidelização dos clientes, sem contar a mudança na cultura da organização.

Então, agora que você já sabe como medir o desempenho das suas entregas e garantir a satisfação dos seus clientes, não faltam motivos para você implementar este indicador na sua empresa.

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