Você já ouviu o termo paperless? Esse é um conceito que está sendo adotado por cada vez mais empresas, especialmente no setor logístico, resultado dos avanços da tecnologia aliado à preocupação ambiental.

Mas o que isso significa e qual a sua importância para os processos logísticos? Acompanhe a publicação para saber mais.

O que é paperless?

Paperless significa “sem papel”, trata-se de um termo para se referir a empresas que realizam seus processos sem o uso de documentos impressos. Logo, tudo é realizado digitalmente, incluindo assinaturas.

Os motivos para adotar essa ideia são vários, como:

Preservação de árvores: uma árvore média produz menos de 100.000 folhas de papel. Se formos considerar sua importância para a produção de oxigênio, podemos concluir que poupá-las é essencial.

Redução de custos com impressão: empresas têm altos custos com papel, equipamentos e tintas para as suas impressoras. Logo, o paperless é válido também por uma questão financeira.

Economia de energia: para as impressoras funcionarem, elas utilizam energia elétrica, mais um recurso que, além de custos para a empresa, gera impactos ao meio ambiente.

Economia de espaço: quando o papel faz parte dos processos de uma empresa, os documentos físicos precisam ser mantidos arquivados. Assim, é necessário separar um espaço para armazená-los, protegidos de umidade, o que com o paperless não é necessário.

Economia de tempo: por fim, temos também a economia de tempo, pois os processos tendem a ser muito mais rápidos em ambiente digital. Mais adiante daremos um exemplo aplicado ao setor logístico.

Como é o paperless aplicado à logística?

O setor logístico lida diariamente com diversos documentos, como notas fiscais, faturamento de frete, canhotos para comprovação de entregas, entre outros. Nesse sentido, o conceito de paperless pode ser aplicado através do uso de versões digitais desses papéis.

Para uma empresa abrir mão do uso de papel, precisa contar com ferramentas capazes de substituir os documentos físicos. Nesse caso, são sistemas desenvolvidos especificamente para o setor logístico, capazes de gerar documentos com validade jurídica.

A forma como o processo será realizado depende do tipo de documento que irá substituir. A seguir explicaremos usando o exemplo dos canhotos de comprovação das entrega.

Paperless na gestão de entregas com o canhoto digital

O canhoto é a parte da nota fiscal usada para comprovar que uma mercadoria foi entregue através da assinatura do recebedor. Esse papel não pode ser perdido e nem rasurado porque carrega informações importantes.

Sem o paperless, o processo é realizado da maneira que foi descrito anteriormente. Então, os motoristas precisam guardar cuidadosamente as fitas de papel e entregar no retorno à empresa. Em seguida, elas deverão ser armazenadas de forma que possam ser encontradas facilmente em caso de necessidade.

Mas como esse mesmo processo pode acontecer sem o uso de papel? Para isso, é necessário contar com um sistema específico que contenha uma versão digitalizada do comprovante de entregas, como é o caso do Comprovei. Desse modo, em vez de assinar no papel, os clientes o farão na própria tela de um dispositivo móvel.

Após a confirmação, o arquivo é armazenado em nuvem, tornando-se disponível para consulta pela empresa. Então, se um cliente questionar a entrega, o documento poderá ser facilmente localizado e feita a verificação da pessoa que recebeu através da assinatura.

Veja algumas vantagens que o Canhoto Digital Comprovei oferece que não existem com a versão física:

• Sem risco de perda ou rasura do canhoto de papel;
• Mais agilidade para o motorista realizar as entregas;
• Registro da posição geográfica do local da entrega através do serviço de geolocalização;
• Inteligência artificial que analisa o canhoto e verifica se a entrega foi realizada corretamente;
• Proteção contra fraudes e perdas de canhotos.

5 Benefícios do paperless na logística

Agora que você já conhece o conceito de paperless e o exemplo do canhoto digital, confira os principais benefícios da eliminação do uso de papel nos processos logísticos de modo geral.

1. Redução de custos operacionais

Como foi possível notar ao longo da publicação, a impressão de documentos gera diversos custos para uma empresa. Primeiramente, com as folhas de papel, impressoras, tinta e energia elétrica e, em seguida, com o armazenamento e a manutenção dos aparelhos.

Já os arquivos digitais ficam armazenados na nuvem, sem ocupar espaço, sem a necessidade de papel e impressoras. Isso torna a operação mais econômica, contribuindo para um melhor uso dos recursos do empreendimento.

2. Agilidade dos processos

Quando os processos deixam de envolver papéis, é possível torná-los mais ágeis. Afinal, as informações passam a se movimentar na velocidade dos dados, o que significa que a cadeia de suprimentos da empresa irá acelerar automaticamente.

A equipe poderá, por exemplo, responder mais rapidamente às solicitações dos clientes e fornecer informações atualizadas. Então, eles ficarão mais satisfeitos e terão a confiança em relação à empresa fortalecida. 

3. Precisão dos dados

Dados digitais são mais precisos do que aqueles anotados em papel. Ainda usando o exemplo do canhoto, a data registrada à caneta pode facilmente não corresponder com a realidade. Com a versão digital, o sistema registra a data, hora e local, sem a possibilidade de alterações.

Essa precisão faz com que as decisões tomadas tendo esses dados por base sejam mais bem-sucedidas. Isso irá impactar positivamente o relacionamento com clientes, colaboradores e empresas parceiras.

4. Agilidade para consultar documentos

Não é à toa que as empresas precisam armazenar documentos. Em muitas situações, eles precisam ser consultados por diferentes razões. Um cliente pode, por exemplo, contestar a entrega de uma mercadoria, informando que não recebeu.

É fundamental que os arquivos sejam organizados de forma a facilitar a busca para resolver um problema como o mencionado. Com as versões digitais é muito mais simples e rápido localizar qualquer documento, poupando tempo e evitando o agravamento dessas questões.

5. Sustentabilidade

Por fim, está o benefício da sustentabilidade. Afinal de contas, as companhias precisam reconhecer a sua responsabilidade frente às questões do interesse da sociedade. A adoção do paperless, além de benéfica para o empreendimento, reduz os impactos ambientais relacionados ao uso do papel.

Agora que você já conhece o conceito de paperless pode pensar em como levar essa ideia para a sua empresa. Quer saber como o sistema Comprovei pode ajudar? Entre em contato e agende uma demonstração remota da solução!