A padronização de processos no setor logístico é importante porque garante que as tarefas sejam realizadas com agilidade e o melhor uso dos recursos. Do contrário, pode acontecer de cada colaborador realizar as atividades à sua maneira, resultando em desorganização e descontrole.

Em uma empresa, tudo aquilo que não é padronizado não pode ser controlado. Assim, fica difícil manter padrões de qualidade, gerenciar prazos, custos e outros detalhes.

Nesta publicação você irá saber mais sobre a importância da padronização de processos logísticos e seus benefícios, além de conferir dicas para realizá-la. Boa leitura!

O que é padronização de processos no setor logístico?

Padronizar significa estabelecer um padrão para algo. Quando se trata de processos do setor logístico, representa determinar os passos a serem seguidos para realizar todas as atividades envolvidas.

Podemos usar como exemplo de processo logístico a distribuição de mercadorias. Geralmente, funciona da seguinte forma: o cliente faz um pedido, então os itens são selecionados no estoque, faturados, embalados e despachados.

Quando apenas elencamos as atividades envolvidas elas parecem simples, mas sem um padrão podem ser realizadas de maneira diferente por cada colaborador. Nisso, alguns podem ser mais ágeis, outros mais lentos. Além do mais, se um problema ocorrer ao longo do processo, provavelmente será complicado resolver.

Com a padronização é possível controlar melhor cada etapa. É possível, por exemplo, identificar qual o status de uma mercadoria específica, corrigir alguma falha que poderia comprometer a entrega, realizar a troca de turno de funcionários etc. Para a equipe também se torna muito mais prático saber como realizar cada tarefa.

Benefícios da padronização de processos logísticos

Já falamos sobre a importância da padronização de processos do setor logístico e agora vamos apresentar os principais benefícios que essa iniciativa é capaz de oferecer, acompanhe!

Eliminação de tarefas desnecessárias

Quando os processos são revistos e padronizados, é possível identificar etapas que são desnecessárias. Sem uma verificação, os funcionários podem simplesmente repetir o que veem os outros fazendo. Assim, anos podem se passar sem que ninguém perceba o desperdício de tempo e outros recursos.

Facilidade para treinar os colaboradores

Por mais qualificado que seja um colaborador recém-contratado, é necessário treiná-lo para que conheça a rotina da empresa. Com a padronização de processos do setor logístico fica muito mais simples apresentar os detalhes da nova função a ele.

Redução de acidentes de trabalho

A falta de padronização resulta em desordem, o que, nos casos de empresas que realizam atividades perigosas, pode representar uma série de riscos. Por outro lado, quando todas as tarefas são feitas em ordem, é possível incluir os cuidados necessários, como o uso de EPIs (equipamentos de proteção individual).

Automatização de processos

Com a tecnologia, é possível automatizar tarefas repetitivas e delegá-las a equipamentos e sistemas específicos. Quando os processos são padronizados, fica mais fácil inserir esses recursos, combinando-os com as tarefas que necessitam de intervenção humana.

Colaboradores mais motivados

Trabalhar em um ambiente organizado, em que os processos ocorrem de forma ordenada, faz com que os colaboradores se sintam mais confortáveis e motivados. Assim, eles são estimulados a se dedicarem com afinco às suas atividades, alcançando resultados cada vez melhores. 

Uso inteligente de recursos

A padronização elimina etapas desnecessárias, reduz desperdício e, assim, promove o uso inteligente de recursos. Isso beneficia não apenas as contas da empresa, mas também o meio ambiente.

Confira outra postagem em que falamos sobre a logística verde e a sua importância.

Redução de custos

A partir do momento em que os recursos são utilizados de forma inteligente, é possível perceber uma redução dos custos. Dessa maneira, se tem um impacto positivo direto nas finanças da companhia e, também, na sua competitividade perante o mercado.

Padronizar significa estabelecer um padrão para algo.

Clientes mais satisfeitos

Por fim, um benefício que é o grande objetivo de toda empresa: a satisfação dos clientes. Afinal de contas, com processos organizados, os erros nos pedidos são reduzidos e se tem mais agilidade. Isso estreita a relação de confiança entre consumidor e marca, aumentando o índice de fidelização.

5 Passos para padronizar os processos no setor logístico

Depois de entender o que é a padronização de processos no setor logístico e conferir os seus benefícios, veja quais são os principais passos para aplicar essa ideia no seu empreendimento!

1. Fazer uma análise dos processos atuais

Para realizar uma mudança, em primeiro lugar é necessário entender o estado atual. Portanto, faça uma ampla análise de como os processos são feitos atualmente. Conte com a ajuda dos colaboradores que os realizam todos os dias e registre tudo.

2. Identificar pontos que precisam ser aperfeiçoados

Com os registros dos processos atuais em mãos, chega o momento de identificar todos os pontos que precisam ser aperfeiçoados. Mais uma vez, é importante contar com o apoio dos funcionários, para darem sugestões e apresentem os problemas que fazem parte do seu dia a dia.

3. Documentar os processos após as alterações

Assim que forem definidas as mudanças e testes forem realizados, é necessário documentar os processos. Sempre que uma alteração for feita, é preciso que os registros sejam editados. Eles são como o mapa dos processos e deverão ser usados para consultas em caso de dúvida e para treinar novos colaboradores.

4. Capacitar os colaboradores

A capacitação dos colaboradores é um ponto fundamental da padronização de processos logísticos. Mesmo que todos estejam familiarizados com os processos anteriores, precisarão ser treinados para aprender os novos procedimentos.

5. Acompanhar os resultados

Por fim, é necessário acompanhar os resultados continuamente para verificar se as mudanças foram positivas e se será preciso fazer algum tipo de alteração. Um processo pode ser muito eficaz em um momento, mas deixar de fazer sentido em outra fase da empresa. Por isso, as revisões periódicas são essenciais.

Importância da tecnologia para a padronização de processos logísticos

A tecnologia é uma grande aliada da padronização de processos no setor logístico. Sistemas de gestão de entregas, de estoque, de clientes, ERPs, entre outros, têm muito a agregar para manter a operação organizada e eficiente.

Vale a pena investir em soluções capazes de conferir mais agilidade, qualidade e otimização de custos. Assim, a companhia adquire diferenciais competitivos e pode se destacar em um mercado cada vez mais concorrido.