Existem diversos documentos importantes no dia a dia de uma empresa e a nota fiscal é um deles. Seu documento auxiliar, o DANFE, possui uma área destinada à comprovação de entregas. Hoje, com o avanço do processo de digitalização da logística, é possível realizar a gestão de canhoto digital.

Muitas empresas já estão desfrutando dos benefícios dessa novidade. Mas se você ainda tem dúvidas sobre o assunto, poderá encontrar respostas para elas ao longo desta postagem.

Continue a leitura para entender as particularidades do canhoto digital, como é sua a sua gestão, além das vantagens e desvantagens. Vamos lá?

Entenda a gestão de canhoto antes da digitalização

Sempre que uma mercadoria é vendida, uma nota fiscal eletrônica (NF-e) é emitida, formalizando a transação e regulando os tributos envolvidos. Até pouco tempo atrás, uma versão resumida e impressa da NF-e, chamada de documento auxiliar (DANFE), deveria acompanhar o item durante a rota.

Hoje, quando a entrega é direcionada para clientes finais, as empresas não precisam mais imprimir o DANFE. Assim, em uma eventual fiscalização, o motorista pode apresentar a versão eletrônica do documento, em dispositivos como celulares, tablets e notebooks. 

Para mais detalhes sobre o assunto, sugerimos a leitura de outra postagem, em que explicamos o fim da impressão dos documentos auxiliares do CT-e, MDF-e e NF-e. Acesse para conferir as regras que levaram a essa mudança e outras informações úteis.

Mas o que isso tem a ver com a gestão de canhotos? Bom, o DANFE possui uma área superior para ser assinada e destacada, servindo como comprovante que uma entrega foi realizada.

As informações do canhoto do DANFE são:

RECEBEMOS DE (nome da empresa) OS PRODUTOS CONSTANTES DA NOTA FISCAL INDICADA AO LADO – NF-e Nº (número da nota).

DATA DE RECEBIMENTO: xx/xx/xxxx

IDENTIFICAÇÃO E ASSINATURA DO RECEBEDOR: (assinatura da pessoa que recebeu a mercadoria).

O problema é que essa prática não é necessariamente confiável, além de envolver processos lentos, altos riscos de perda e rasuras ao papel. Já imaginou o trabalho para organizar uma grande quantidade de papéis todos os dias, arquivá-los e localizar algum específico em caso de necessidade?

As empresas precisavam destinar colaboradores especificamente para essa função. Da mesma maneira, era preciso ter um espaço voltado para o armazenamento seguro de milhares de fitas de papel.

A gestão de canhoto digital é um grande avanço porque facilita os processos, reduz custos e tem mais precisão.

Como é feita a gestão de canhoto digital?

Atualmente, realizamos diversas atividades digitalmente, resolvendo em poucos instantes coisas que antes levavam horas para serem feitas. A gestão de canhoto digital é um avanço que vai de encontro com a evolução tecnológica pela qual o mundo está passando.

Existem duas possibilidades:

Digitalização do canhoto físico

Nesse caso, o cliente assina o canhoto impresso. Em seguida, o motorista realiza a digitalização, utilizando um sistema específico instalado em um dispositivo, como smartphone ou tablet. Assim, o documento estará salvo na nuvem, de forma segura.

Canhoto digital

Com o canhoto digital não é preciso usar papel, pois o cliente irá assinar diretamente na tela do dispositivo usado pelo motorista. A partir disso, o documento assinado é armazenado na nuvem, podendo ser consultado a qualquer momento.

Vantagens e desvantagens do canhoto digital

Conheça as vantagens e as desvantagens de realizar a gestão de canhoto digital na sua empresa.

Vantagens

Gestão de canhotos facilitada: gerenciar canhotos digitais é muito mais simples do que as versões de papel. Depois que os motoristas realizam a digitalização do documento, o arquivo é automaticamente salvo, não sendo necessário realizar nenhum trabalho de catalogação.

Redução de custos com papel a impressão: as empresas desobrigadas de imprimir o DANFE que optarem pelo canhoto digital terão uma redução dos custos operacionais relacionados a papel e impressão.

Mais espaço livre: em uma empresa, a configuração dos espaços deve ser muito bem pensada para aproveitar os ambientes. Com a gestão de canhoto digital a área destinada para os arquivos dos documentos físicos é liberada, pois todos ficarão armazenados na nuvem.

Sem risco de extravio: um documento de papel pode ser perdido ou mesmo rasurado. Já a versão digitalizada fica totalmente segura na nuvem.

Proteção contra fraudes: papéis podem ser fraudados, diferentemente da versão digitalizada, protegida pelo sistema, apresentando dados seguros e exatos.

Praticidade para os motoristas: a rotina de um motorista que realiza entregas envolve diversas atividades. Com o canhoto digital o processo é simplificado, afinal, o profissional não precisará se preocupar em organizar os papéis para entregá-los na empresa.

Comprovação da entrega em tempo real: com o canhoto de papel, o embarcador apenas fica sabendo que as mercadorias foram entregues quando o motorista retorna. Com a gestão digital, a informação é transmitida em tempo real.

Controle sobre data e hora das entregas: informações como a data e horário das entregas são muito importantes em diversas situações. Na versão física do canhoto não se tem qualquer garantia de que as informações serão verdadeiras, já no sistema esses dados ficam registrados sem a possibilidade de alterar.

Desvantagens

A verdade é que não existem desvantagens quando o assunto é o canhoto digital. Com ele, todos os envolvidos no processo de entrega são beneficiados, transportadoras, embarcadores, motoristas e clientes.

Apenas pessoas mal intencionadas, que tentem realizar algum tipo de fraude, serão prejudicadas. Afinal, a digitalização da logística, além de mais eficiência, aumenta a segurança da operação.

Como implementar a gestão de canhoto digital?

Após conhecer as vantagens da gestão de canhoto digital, provavelmente está se perguntando como pode implementá-la na sua empresa. Para isso, basta contar com um sistema de gestão de entregas com função de canhoto digital.

Com o Comprovei é possível acompanhar todo o processo de entrega, desde a saída do centro de distribuição até a chegada ao cliente. Em seguida, se tem acesso ao canhoto, comprovando que a entrega foi realizada corretamente.

Mais um diferencial da solução é a inteligência artificial, que apenas aceita canhotos com as especificações exigidas pela empresa. Dessa maneira, o processo se torna ainda mais preciso e confiável.

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