O transporte de cargas no Brasil é regulamentado através de um conjunto de regras. Para manter a operação segura é necessário realizar uma gestão eficiente dos documentos logísticos.

Assim, a empresa garante que os processos aconteçam dentro da lei, evitando sanções legais e uma série de outros riscos. Quando todos os passos são seguidos corretamente a operação se torna mais ágil e se evita atrasos que podem comprometer a satisfação dos clientes.

Nesta publicação iremos listar os principais documentos logísticos, explicar a função de cada um deles e dar dicas para uma gestão eficaz. Boa leitura!

Principais documentos logísticos para uma operação segura

Certos tipos de cargas precisam de uma documentação especial, como é o caso de produtos químicos e medicamentos, por exemplo. Entretanto, de maneira geral, há uma lista de documentos comuns a todo o tipo de transporte de mercadorias, veja quais são!

NFe – Nota Fiscal Eletrônica

A Nota Fiscal Eletrônica é o documento que formaliza uma venda, por isso, sempre que compramos ou vendemos produtos e serviços ela precisa ser emitida. É a comprovação da transação que foi realizada, além de ser utilizada para o recolhimento de impostos.

É chamada eletrônica porque se trata de sua versão mais moderna, criada em 2006 para substituir processos antigos e burocráticos. O fato de ser um documento digital facilita tanto a emissão quanto o acesso por parte dos clientes. 

Quem deve emitir? – A empresa que realizou a venda das mercadorias.

DANFE – Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica

O DANFE é o documento que representa a Nota Fiscal, reunindo seus dados de forma simplificada. É aquele papel que vem impresso, muitas vezes colado na parte externa das embalagens de produtos. Porém, é importante destacar que o DANFE é apenas uma representação e, portanto, não substitui a NFe.

Mais uma função do DANFE é servir como comprovante de entregas. Na parte superior do documento há um espaço para registro da data, documento e assinatura de quem recebeu, chamado canhoto.

Quem deve emitir? – A empresa que realizou a venda das mercadorias.

CTe – Conhecimento de Transporte Eletrônico

O CTe é, basicamente, um tipo de nota fiscal relacionado à prestação de serviço de transporte. O documento se aplica a todos os modais e precisa passar por uma autorização no site da Secretaria da Fazenda do estado em questão. 

Quem deve emitir? – Qualquer um que esteja envolvido no transporte das mercadorias, como: transportadoras, cooperativas de transporte, transportador autônomo, embarcador e escritório de contabilidade.

DACTE – Documento Auxiliar do Conhecimento de Transporte Eletrônico

O DACTE está para o CTe assim como o DANFE está para a NFe. Trata-se da representação física do Conhecimento de Transporte Eletrônico. Da mesma maneira, por ser apenas uma representação, não substitui o CTe.

Ele apresenta os dados que poderão ser conferidos no site da Secretaria da Fazenda durante fiscalizações.

Quem deve emitir? – A mesma empresa que emitiu o CTe deve emitir o DACTE e entregá-lo ao responsável pelo transporte.

É válido contar com sistemas que realizem a gestão dos documentos logísticos de forma ágil e segura.

MDF-e – Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais

O MDFe foi criado em 2020 com o intuito de tornar mais simples a fiscalização do transporte de cargas. Assim, em situações de vistoria durante as rotas, o processo se torna mais rápido, diferente do que ocorria no passado, quando era utilizado um documento impresso chamado Manifesto de Carga modelo 25.

No Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais constam todas as Notas Fiscais e os Conhecimentos de Transporte relacionados ao veículo. Por isso, é um documento fundamental para tornar o processo de transporte mais seguro.

Quem deve emitir? – A empresa responsável pelo transporte de cargas.

DAMDFE – Documento Auxiliar do Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais

O DAMDFE tem a mesma função do DANFE e do DACTE, que é de representar fisicamente a sua versão eletrônica, que no caso é o Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais.

Quem deve emitir? – A mesma empresa que emitiu o MDFe deve emitir o DAMDFE.

Por quanto tempo é preciso guardar os documentos logísticos?

Uma dúvida bastante comum sobre documentos logísticos e outros relacionados a empresas está relacionada ao tempo que é necessário guardá-los. Embora o armazenamento eletrônico possa ser definitivo, é importante conhecer o que diz a lei.

Todos os documentos citados são utilizados para fins fiscais e a recomendação é que fiquem armazenados pelo período completo de 5 anos, sem contar o ano corrente. Ou seja, um documento com data de agosto de 2021 deverá ficar armazenado até o final de 2026.

Armazenar corretamente os documentos pelo tempo determinado é fundamental para evitar penalizações. Afinal, nunca se sabe quando um deles poderá ser necessário ou quando uma fiscalização irá acontecer.

A importância da tecnologia na gestão de documentos logísticos

Todos os dias, empresas emitem inúmeros NFes, CTes e MDFes, isso sem contar nos canhotos das DANFEs que servem para fins de comprovação das entregas. Lidar com esse grande volume de documentos, especialmente com os canhotos físicos, envolve um grande desafio.

Para evitar precisar destinar uma equipe apenas para realizar essa função, é válido contar com sistemas que realizem a gestão dos documentos logísticos de forma ágil e segura. Através dessas soluções, o armazenamento ocorre de maneira automática e é possível realizar consultas rapidamente.

O sistema Comprovei conta com um recurso de digitalização de canhotos em tempo real. Assim que realiza uma entrega, o motorista acessa o app pelo smartphone e registra uma imagem do documento utilizando a câmera do próprio aparelho.

Além da praticidade para realizar o processo, o sistema garante a confiabilidade das informações. Através de inteligência artificial, é feita uma análise automática da imagem, sendo aceitos apenas canhotos com as características previamente determinadas.

Os benefícios incluem tanto a ausência da necessidade de destinar profissionais para realizar a digitalização de um grande volume de canhotos e a garantia de que as informações ficarão seguras. Assim, caso haja algum problema e um cliente conteste uma entrega, por exemplo, o documento poderá ser facilmente consultado.

Conhecer os principais documentos logísticos e as regras relacionadas à emissão e tempo de armazenamento é muito importante para uma operação segura e legal.

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