Quem trabalha na área da logística sabe que são muitos os desafios a serem enfrentados. Muitos detalhes precisam ser considerados para que a operação ocorra de modo ordenado e as mercadorias cheguem corretamente para os clientes. É exatamente dentro desse contexto que o TMS (Transportation Management System) se encaixa.

Ao longo do texto iremos explicar o que é o TMS, para que serve, as vantagens que pode oferecer para as empresas e para que tipos de negócio é indicado. Siga a leitura para se informar sobre esse importante aliado do setor logístico!

Entenda o que é TMS (Transportation Management System)

TMS é a sigla para Transportation Management System ou, em português, Sistema de Gerenciamento de Transporte. Trata-se de um tipo de software desenvolvido para controlar a operação logística de forma integrada com outros sistemas, internos e externos.

Esse sistema reúne diversas atividades que fazem parte da rotina da gestão logística de uma companhia, como: emissão de documentos obrigatórios para o transporte, cadastramento de tarifas de frete, embarque e coleta de mercadorias, entre outras.

Através do TMS, essas tarefas deixam de ser realizadas manualmente para serem executadas de maneira automática. Dessa forma, se ganha em agilidade, eficiência e na redução significativa das falhas e retrabalhos.

Tipos de TMS e suas funções

Existem sistemas TMS voltados tanto para transportadoras quanto para embarcadores, empresas que realizam seu próprio transporte e aquelas que terceirizam esse serviço. As funções do software poderão variar de acordo com a sua finalidade, observe.

TMS para embarcadores

Um embarcador é uma empresa que contrata os serviços de transportadoras para realizar a distribuição dos seus produtos. Para esse tipo de empreendimento, o TMS auxilia nas seguintes atividades:

• Contratação do frete;
• Emissão de documentos relacionados ao transporte;
• Acompanhamento da performance das transportadoras contratadas;
• Dados e indicadores para tomada de decisão;
• Integração com os sistemas das transportadoras parceiras.

TMS para transportadoras

Uma transportadora é uma empresa que possui uma frota de veículos e que presta serviços de transporte para outras empresas. Para as transportadoras, o papel do TMS é ainda mais abrangente do que para os embarcadores, incluindo a maior parte das suas operações. Algumas das atividades realizadas por meio do sistema são:

• Cálculo do frete;
• Gerenciamento de coletas e transferências;
• Distribuição das cargas;
• Faturamento;
• Gestão da frota;
• Gerenciamento de motoristas agregados;
• Troca de informações com o sistema dos embarcadores.

TMS para operadores logísticos

Um operador logístico é um tipo de empreendimento que realiza todas as etapas do processo logístico de uma empresa de forma terceirizada, como aquisição, armazenamento, transporte e distribuição. Com isso, assumem o papel tanto de embarcador quanto de transportador, dependendo de cada operação.

Nesse caso, como o TMS irá auxiliar na realização de atividades em que a empresa ora será o embarcador e ora transportador, é essencial que o sistema ofereça flexibilidade. Isso porque, ao longo de uma rota de entrega, diferentes transportes podem ser envolvidos, como caminhões e barcos, por exemplo.

A importância do operador logístico é facilitar a gestão de um negócio.

7 Vantagens do TMS para empresas

Já não é segredo que a tecnologia pode oferecer diversas vantagens para o setor logístico. Hoje, investir em sistemas para gestão e automação de processos é uma medida fundamental para que um negócio se mantenha competitivo.

Seja para embarcadores, transportadoras ou operadores logísticos, o TMS pode proporcionar uma série de vantagens, veja quais são elas.

1. Automação de processos

A rotina de uma transportadora ou embarcador envolve uma série de tarefas repetitivas e que precisam ser realizadas com a máxima atenção. O TMS une o útil ao agradável realizando essas atividades de forma automática e sem erros, tornando os processos mais confiáveis e eficientes.

2. Redução de falhas e retrabalhos

Por mais capacitada que seja a equipe de colaboradores de uma empresa, pode ocorrer de documentos serem preenchidos com alguns dados divergentes, o que pode gerar uma série de problemas. Quando é um sistema que realiza essa e outras funções, as chances de falha são praticamente nulas, evitando retrabalhos e desperdício de recursos.

3. Redução de custos

Quando todos os processos são realizados de maneira alinhada, com otimização de recursos e sem erros, os custos são reduzidos. Com custos menores, as empresas podem oferecer seus produtos e serviços por preços mais competitivos no mercado, o que certamente fará toda a diferença nos seus resultados.

4. Tomada de decisão baseada em dados

Quando os processos são realizados manualmente, dados de grande valor para a empresa ficam espalhados e acabam se perdendo. Por outro lado, quanto as tarefas são realizadas através de um sistema, essas informações ficam reunidas, permitindo que os gestores façam análises e possam tomar decisões mais acertadas.

5. Melhora na comunicação com empresas parceiras

O fato de o TMS permitir a integração com os sistemas das empresas parceiras, faz com que as informações fluam com mais clareza. Isso confere mais agilidade para os processos e para o dia a dia de trabalho da equipe.

6. Equipe mais produtiva

Existe uma ideia equivocada de que a tecnologia irá substituir as pessoas e isso não é verdade. Os recursos humanos sempre serão um ativo de grande valor para as empresas. Com a ajuda do TMS e outros tipos de sistema, os colaboradores deixam de realizar tarefas repetitivas para se dedicarem a atividades estratégicas, voltadas para o crescimento da companhia.

Para as transportadoras, o papel do TMS é ainda mais abrangente do que para os embarcadores, incluindo a maior parte das suas operações.

7. Aumento da qualidade

A automação dos processos, a redução de falhas, a tomada de decisão baseada em dados, a melhora na comunicação, o aumento da produtividade, tudo isso resulta em mais qualidade para os serviços prestados. Uma das principais consequências disso é a satisfação dos clientes, que é tudo o que uma empresa precisa para se consolidar no mercado.

Adotar um sistema TMS é uma ação de grande importância para que a gestão logística de um negócio seja realizada de forma eficiente. Por mais que represente um investimento significativo, os benefícios obtidos fazem com que seja um esforço a ser considerado.

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