A documentação da carga é um ponto fundamental de uma operação logística. Afinal, empresas que não cumprem essa obrigação estão sujeitas a sofrer diversas penalidades. Na publicação de hoje falaremos de 5 documentos importantes para o transporte de cargas, será que você conhece todos eles?

Mesmo para quem já conhece os documentos pelo nome, é importante entender a sua finalidade. A partir de um conhecimento mais profundo a respeito, torna-se mais simples lidar com os processos que são mais burocráticos.

Vamos começar a conferir esta lista? Continue a leitura e acompanhe!

Documentos para transporte de cargas – Conheça os principais

Na prática, iremos apresentar mais do que 5 documentos, pois os 3 primeiros contam com uma segunda versão, chamada Documento Auxiliar. Veja quais são eles a seguir.

1. Nota Fiscal Eletrônica – NFe

A Nota Fiscal Eletrônica, ou NFe, é o documento que oficializa uma operação com circulação de mercadorias ou de prestação de serviços. É com base nela que muitos tributos são calculados. Como o próprio nome indica, existe apenas eletronicamente e fica armazenada em ambiente digital.

Como o transporte de cargas envolve a circulação de mercadorias, trata-se de um documento indispensável. Inclusive, é sempre bom lembrar que realizar a distribuição de produtos sem nota configura crime de sonegação de impostos.

Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica – DANFE

Conforme mencionamos, a NFe existe apenas eletronicamente. Assim, o documento que acompanha as mercadorias durante o transporte é a DANFE. Trata-se de uma versão impressa e simplificada da nota fiscal.

Quando o pedido chega até o destinatário, ele assina o canhoto, que geralmente fica na parte de cima ou de baixo da DANFE. Assim, essa se torna a comprovação de que a entrega foi realizada.

As empresas que utilizam o sistema Comprovei têm o benefício de que o canhoto é digitalizado no ato da entrega, ficando disponível para consulta imediata. Dessa forma, o processo se torna mais prático e não é necessário desperdiçar horas reunindo e digitalizando esses papéis dias depois que o cliente recebeu a mercadoria.

2. Conhecimento de Transporte Eletrônico – CTe

O Conhecimento de Transporte Eletrônico, ou CTe, também tem fins fiscais. Podemos dizer que ele é uma nota fiscal da prestação de serviço de transporte, por isso, deve ser emitido pela empresa contratada para realizá-lo.

Quando a transportadora vai realizar a entrega no mesmo município de origem das mercadorias, não é preciso emitir o documento e a Nota Fiscal de Serviço é suficiente. Já para transportes intermunicipais e interestaduais, o CTe é obrigatório.

Nos casos em que o empreendimento que fez a venda realiza o transporte com veículo próprio, não é necessário emitir o CTe. Afinal, nesse caso não houve uma transação financeira para a prestação do serviço.

Documento Auxiliar de Conhecimento de Transporte Eletrônico – DACTE

Da mesma forma que a NFe tem sua representação física, o CTe também tem, trata-se do DACTE. Essa versão física do documento eletrônico deve acompanhar a carga durante o transporte.

Em caso de fiscalização, o DACTE precisa ser apresentado, contendo as informações mais importantes sobre o CTe e uma chave de acesso para consulta da versão eletrônica.

A documentação da carga é um ponto fundamental de uma operação logística.

3. Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais – MDFe

O Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais, ou MDFe, tem como função reunir a listagem de todos os CTes que compõem uma carga. Tem sua emissão obrigatória em viagens interestaduais e intermunicipais, mesmo nos casos em que o transporte é realizado pela própria empresa que efetuou a venda de mercadorias.

O MDFe foi criado para facilitar a fiscalização do transporte de cargas, listando as mercadorias que estão em trânsito. Assim, em vez de analisar cada documento fiscal, apenas ele faz esse papel, reunindo todas as informações relevantes para a verificação.

Documento Auxiliar do Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais – DAMDFE

O MDFe também tem a sua versão impressa, o Documento Auxiliar do Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais, conhecido pela sigla DAMDFE. É ele que deve acompanhar a carga e ser apresentado durante uma fiscalização.

Com o DAMDFE em mãos, os fiscais podem acessar a versão digital completa e prosseguir com a análise mais rapidamente.

4. Responsabilidade Civil do Transportador Rodoviário de Cargas (RCTR-C)

O RCTR-C, Responsabilidade Civil do Transportador Rodoviário de Cargas, é um seguro obrigatório para transportadoras que realizam o transporte de cargas. Sua função é cobrir danos que possam vir a ser causados por terceiros, como: tombamentos, colisões, explosões, capotagens etc.

Vale mencionar que a realização desse seguro é sempre indispensável para as transportadoras, mesmo nos casos em que o embarcador, ou seja, o proprietário da carga não faz essa exigência ou já possui outro seguro contratado.

A penalização por irregularidade ou não contratação do RCTR-C pode incluir multa de R$ 500 a R$ 1.500.

5. Código Identificador de Operação de Transporte (CIOT)

O Código Identificador de Operação de Transporte, CIOT, foi criado para regularizar o pagamento de frete realizado aos motoristas autônomos, estando vigente desde 2011. Esse código comprova que a operação de transporte foi paga e registrada no sistema da ANTT (Agência Nacional de Transportes Terrestres).

Para provar que o pagamento foi devidamente feito, o CIOT deve ser apresentado no contrato do serviço ou em outros documentos já citados aqui, como o CTe ou MDFe.

O CIOT é obrigatório sempre que o transporte de cargas for realizado por um Transportador Autônomo de Cargas, também conhecido pela sigla TAC, ou transportadoras de pequeno porte, que tenham até três veículos registrados.

Romaneio de carga: documento não obrigatório, mas de grande importância

Para finalizar, vamos falar de mais um documento importante para o transporte de cargas, mas que não tem a sua emissão obrigatória na maior parte dos casos, o romaneio. Muitas empresas o utilizam para facilitar a operação.

Existem duas situações em que o romaneio é obrigatório, sendo: quando a carga será enviada para outro país ou incluir mercadorias consideradas perigosas.

Por ser um documento não obrigatório na maior parte dos transportes de carga, não existe um modelo padrão. No entanto, é geralmente composto pelas seguintes informações:

• Dados do comprador das mercadorias;
• Quantidade de volumes;
• Tipos de embalagem que compõem a carga;
• Peso da carga (líquido e bruto);
• Dimensões de cada unidade;
• Numeração para identificar os volumes;
• Volume total da carga.

Você já conhecia todos esses documentos importantes para o transporte de cargas? Aproveite para conferir outros conteúdos do blog Comprovei sobre o universo da logística e tecnologia!