Sua empresa já usa o canhoto digital de NFe ou CTe para a comprovação de entregas dos pedidos enviados aos clientes? Essa novidade veio para tornar o processo logístico muito mais prático e seguro, proporcionando benefícios para embarcadores, transportadoras e, claro, os clientes.

Nesta postagem vamos falar sobre o uso do canhoto digital pelas empresas, os objetivos dessa iniciativa e como ela pode ser adotada. Continue a leitura para conferir essas e outras informações sobre o assunto. Vamos começar?

O canhoto digital tem validade jurídica

Antes de falarmos sobre os detalhes relacionados ao canhoto digital de NFe e CTe, é importante explicar que essa modalidade do documento de comprovação de entregas tem validade jurídica.

No entanto, para isso deve atender os requisitos legais e regulatórios vigentes, como a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), por exemplo. Além disso, é importante que a empresa escolha uma plataforma ou aplicativo que garanta a segurança e autenticidade das informações registradas.

Para quem desejar saber mais a respeito, a autorização para substituir o canhoto de papel pelo digital foi oficializada através do Ajuste SINIEF 38/21.

Como o canhoto digital funciona?

O canhoto digital substitui a versão anterior de papel, destacada dos documentos auxiliares da NFe (Nota Fiscal Eletrônica) e do CTe (Conhecimento de Transporte Eletrônico). É usado para comprovar a realização de uma entrega, sendo assinado pelo recebedor.

Existem duas maneiras de uma empresa adotar o uso do canhoto digital. A primeira é solicitar que o recebedor da entrega assine diretamente na tela de um dispositivo, como smartphone ou tablet. Na segunda, a assinatura é feita em papel e posteriormente digitalizada, sendo inserida no banco de dados do sistema.

Quais os objetivos do canhoto digital?

O canhoto digital foi criado mirando em alguns objetivos, que envolvem mais praticidade, confiabilidade das informações e economia de recursos. Saiba mais nos tópicos a seguir.

Agilizar o processo de comprovação de entregas

Antes da criação do canhoto digital as empresas precisavam realizar processos longos que incluíam:

• Assinatura do recebedor no canhoto de papel;
• Aguardar o retorno dos motoristas para recolher esses documentos;
• Organização dos canhotos de papel;
• Arquivamento.

Com a versão digital não é preciso realizar nada após o cliente assinar na tela ou a digitalização do papel, feita em alguns segundos. Isso torna o processo muito mais ágil, aumentando a produtividade da operação.

Padronizar a comprovação de entregas

A comprovação de entregas pode variar conforme a empresa que contrata o serviço de transporte. Para uma transportadora, lidar com uma grande variedade de formatos de comprovantes pode ser bastante complicado.

Através do canhoto digital, embora o formato adotado por cada companhia possa variar, a forma de registrar é a mesma. Essa padronização ajuda a evitar falhas e tornar o processo mais confiável.

Facilitar a consulta de canhotos

Se um cliente contesta a confirmação de uma entrega é preciso localizar o canhoto para verificar a assinatura do recebedor, assim como a data e o horário. Já imaginou fazer isso em um arquivo físico com milhares de documentos em papel?

Com a digitalização, basta acessar o banco de dados e pronto, rapidamente o canhoto será localizado. Além disso, existe a confiabilidade das informações, pois o documento pode estar atrelado a um reconhecimento de geolocalização, por exemplo.

Reduzir o consumo de papel

Cada vez mais organizações estão buscando tornar seus processos sustentáveis, o que significa reduzir o consumo de recursos naturais e a geração de lixo. A adoção do canhoto digital promove a redução do uso de papel, contribuindo para a preservação do meio ambiente.

Economizar recursos das empresas

Usar menos papel significa também reduzir custos com a compra de sulfite, tinta para a impressora, armazenamento, além do tempo que se ganha com a otimização de processos.

Assim, a empresa economiza e pode destinar recursos para outras frentes, como sua expansão, programas de treinamentos para os colaboradores, aquisição de equipamentos etc.

Quem pode utilizar o canhoto digital de NFe e DACTE?

O canhoto digital de NFe e DACTE pode ser usado por transportadoras e empresas que realizem o seu próprio transporte. Entretanto, é preciso ressaltar que sua função é voltada apenas para fins de comprovação de entrega, questões relacionadas ao fisco devem ser realizadas normalmente.

Vantagens do canhoto digital de NFe e CTe

Apesar de já termos apresentados os objetivos do canhoto digital, que também representam grandes benefícios, existem ainda mais vantagens em utilizar essa nova versão do documento, acompanhe!

• Melhora no relacionamento com os clientes, que receberão informações confiáveis e atualizadas em tempo real;
• Mais praticidade para a rotina dos motoristas, que não precisarão lidar com grandes quantidades de papel dentro do veículo;
• Aumento da segurança e proteção de dados dos clientes;
• Integração entre o sistema de gestão do canhoto digital e outras ferramentas usadas pela empresa;
• Mais transparência no relacionamento entre embarcadores e as transportadoras contratadas por eles;
• Rápida identificação de possíveis ocorrências de extravio;
• Sem risco de perda dos comprovantes por danos ao papel.

Como utilizar o canhoto digital?

Para utilizá-lo e desfrutar de todas as vantagens oferecidas é preciso contar com um sistema que possua essa funcionalidade. O Comprovei é uma solução completa para a gestão de entregas e possui recurso para o uso do canhoto digital com validade jurídica.

Além do processo descrito anteriormente, com assinatura na tela de um dispositivo móvel ou escaneamento de documento físico, com o Comprovei é feita a análise através de inteligência artificial. Dessa forma, data, assinatura e número da nota são conferidos, verificando se a entrega foi feita da maneira correta.

Mais uma função importante que contribui para a confiabilidade dos dados é a determinação da posição geográfica da entrega. Algo que não se tinha com a versão física do canhoto, que podia ser facilmente adulterado.

Viu só quantas vantagens o canhoto digital de NFe e CTe oferece? Utilizando o Comprovei os benefícios são ainda maiores. Quer saber mais sobre a solução? Entre em contato para agendar uma demonstração remota e veja como podemos ajudar sua empresa a realizar entregas incríveis!